In der Auswahl und Konzeption von Systemen für Intranets und das Wissensmanagement konkurrieren immer zwei Ansätze zur Abbildung von Inhalten.

Im ersten Fall sucht man eine Struktur , die konzeptionell alle Fälle und Eventualitäten abdeckt und dennoch einfach und verständlich ist. Diese Struktur wird einmal festgelegt und alle Beteiligten halten sich daran.

Ein Beispiel:

Das Intranet eines Unternehmens sieht für jede Abteilung einen eigenen Bereich vor. Der Bereich beinhaltet eine Kurzbeschreibung der Abteilung, die wichtigsten Ansprechpartner und eine Anzahl namentlich genannter Unterpunkte, die fest vorgegeben sind. Der Vorteil und das Ziel liegen auf der Hand. Das Intranet dient der Präsentation der Abteilungen und bietet einige Zusatzinformationen für Kollegen an. Der identische Aufbau hilft dem Leser, sich schnell zurecht zu finden und ermöglicht automatische bzw. halbautomatische Erweiterungen und Strukturänderungen. Dieses Vorgehen wird oft von großen Unternehmen eingesetzt.

Im zweiten Fall lässt man den Inhaltsverantwortlichen möglichst viel Freiraum zur Gestaltung der Inhalte und gibt keine Struktur, sondern nur den groben Rahmen vor.

Ein weiteres Beispiel:

In einer technischen Entwicklungsabteilung wird über das Intranet Wissen gesammelt. Um den Ingenieuren das Erfassen dieses Know-hows so einfach wie möglich zu machen, kann man beliebige Inhalte in diesen Bereich einstellen. Über Verlinkungen entsteht ein Netz an Informationen. Je nach Autorengruppe sehen die Inhalte sehr unterschiedlich aus. Nach einer gewissen Zeit sind Neustrukturierungen im kleineren Umfang aber andauernd notwendig. Inhalte verändern sich permanent. Der Vorteil ist hier die einfache Pflege, die Freiheit der Inhalte und der schnelle Nutzen für die anderen Kollegen.

Beide Modelle sind richtig und haben sinnvolle Einsatzgebiete. Auch die internen Aufwendungen liegen in einem ähnlichen Bereich. Nur verteilen sich diese anders auf Personen und Zeit. Der stark strukturierte Ansatz verursacht den Großteil der Aufwendungen während der Planung und Einführung. Dementsprechend sind die handelnden Personen auch die Bereiche im Unternehmen, die das Intranet oder das Wissensmanagement einführen und gegebenenfalls die beratenden Dienstleister. Das anarchische Vorgehen verursacht geringe Einführungsaufwendungen, jedoch ist die andauernde Inhaltsstrukturierung deutlich aufwendiger als im ersten Fall. Je mehr die Quantität der Inhalte zunimmt, um so größer wird der Aufwand des „ Content Management “. Diese Aufgabe wird primär durch die Fachbereiche selbst durchgeführt.

Natürlich sind Mischformen aus den oben genannten Modellen gängig und sinnvoll. Auch Enterprise Wiki Systeme nutzen den anarchischen Ansatz, verbinden diesen aber mit strukturierenden Einfüssen wie Hierarchien, Rechten und Inhaltsnavigationen.

Die Scandio berät bei der Einführung von Systemen für Intranets und das Wissensmanagement und implementiert die Anwendungen im Unternehmen. Unsere Consultants haben große Erfahrung bei stark strukturierten Konzern-Intranets wie auch bei vollkommen unstrukturierten Wissensbasen für den Knowledge-Worker.