Viele Firmen machen sich schon lange Gedanken über die ultimative Suchmaschine für das Unternehmen. Dabei kommt es weniger darauf an, wie toll die dahinter stehende Technologie funktioniert, sondern eher auf die Vollständigkeit der indizierten Datenquellen. Es hilft nichts, eine tolle Suchmaschine im Intranet zu haben, die das Wiki vergisst. Es genügt nicht, Netzlaufwerke und Sharepoint Bereiche für die Suche zu öffnen, aber die Plattform für die Kollaboration und den Management-Blog zu vernachlässigen.

Wie muss das Thema also angegangen werden?

Analyse der wichtigsten Datenquellen

Führen Sie eine Datenquellenanalyse durch. Welches sind die wichtigsten Systeme für die meisten Benutzer? Kann man diese Systeme in der Wichtigkeit priorisieren? Ist es möglich, eine Aussage zur Integrationsfähigkeit zu erhalten?

Eine solche Analyse könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

Datenquelle (System) Priorität Machbarkeit
Intranet Hoch Normal
Corporate Directory (Mitarbeiterverzeichnis) Normal Komplex
Netzlaufwerke (xxxx GB) Niedrig Komplex
Sharepoint Bereiche Hoch Normal
Enterprise Wiki Hoch Einfach
CRM System Niedrig Komplex
DMS Hoch Komplex

Je nach Unternehmensgröße und Heterogenität kann diese die Analyse mehr oder weniger komplex ausfallen. Externe Beratung als Unterstützung bietet sich an.

Bei der Integrationsfähigkeit gibt es einige wichtige Eckpunkte mit hoher Aussagekraft:

  • Gibt es in dem anzubindenden System ein Rechtesystem und wenn ja, ist dieses an den Verzeichnisdienst des Unternehmens angebunden?
  • Kann man ausgehend von der Datenmenge eine Aussage zur Qualität der Daten machen (lohnt es sich)?
  • Sind die Datenformate sinnvoll durchsuchbar und relevant? Lohnt sich der Aufwand besonders aufwendiger Integrationskosten?

Entscheidungsfindung

Um eine erfolgreiche Unternehmenssuchmaschine zu implementieren, ist es in der Regel nicht genug, mit dem wichtigsten System zu beginnen. Meistens kann man drei bis vier Systeme erkennen mit denen man 75% des Wissensbedarfs abdecken kann. Das ist deutlich mehr, als Unternehmen heute ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Technologie und Projekt

Eine solche Suchanwendung gibt es nicht von der Stange. Es gibt Hersteller, die die Basistechnologie als kommerzielle Lizenz oder als Open Source Werkzeug zur Verfügung stellen, aber das Projekt bleibt eine sehr individuelle Sache. Kann man die Systeme direkt bei Änderungen indizieren? Sind Batch-Prozesse notwendig? Woher bekommt die Suchmaschinen-Software, die Information über Rechte, Gruppen und Benutzer? Gibt es mehrere Berechtigungssysteme im Unternehmen? Daher sollte ein großes Augenmerk auf die Schnittstellen gelegt werden. Denn nicht nur beim Indizieren, sondern auch bei der Entwicklung Benutzerschnittstelle für die Suche werden hohe Anforderungen gestellt.

Langfristigkeit

Das Projekt der Einführung einer erfolgreichen Suchmaschine für das gesamte Unternehmen ist ein iterativer Prozess mit SCRUM Ansätzen. Selbst wenn alle sinnvollen Datenquellen integriert sind, verursacht jedes neue System, jedes Update, jede Prozessänderung eine entsprechende Fragestellung für das Thema Suche.

Enterprise Search verspricht eine deutliche Effektivitätssteigerung, insbesondere dann, wenn das Wissen des Unternehmens das Kapital des Erfolges ist. Aber die Integration in die Unternehmenslandschaft ist für jeden IT-Verantwortlichen eine große Herausforderung.

Die Scandio GmbH hat auf der Basis der Open Source Suchtechnologie Apache Lucene eine flexible und skalierbare Suchmaschinen-Software entwickelt, die über die notwendigen Schnittstellen und API verfügt. Referenzen zeigen, dass diese Suchmaschine viele Millionen Suchanfragen ohne Probleme abwickeln kann.

Das Consulting Team der Scandio GmbH unterstützt Unternehmen bei der Planung, Konzeption und Einführung einer wirklich funktionierenden Enterprise Search Engine.