Das Gedächtnis eines Unternehmens ist die Summe aller Information, die die Menschen im Unternehmen besitzen. Dummerweise hat ein Einzelner nicht ohne weiteres Zugriff auf diese Informationen. Denn viel steckt nur in den Köpfen. Die natürliche Fluktuation führt zu Demenz des Firmengedächtnisses. Das Unternehmen ist krank. Es kann sogar soweit kommen, dass wichtiges Wissen bis zum St. Nimmerleinstag verloren ist. Es ist die Aufgabe des Unternehmens, dies zu verhindern. Was also tun, um den stetigen Verlust von Know-how zu bremsen und das Wissen für die Nachwelt zu erhalten?

Ganz einfach: Aufschreiben, Abspeichern, Bookmarken!

Dabei darf man jedoch nicht der Meinung verfallen, man kann sich nur auf die notwendigen Informationen beschränken. Es gibt unterschiedliche Arten von Wissen, die wir langfristig benötigen. Oft ist im Entstehungsprozess nicht erkennbar, wofür das Wissen verwendet werden wird. Zur besseren Aufarbeitung des Problems unterscheiden wir drei Arten von Wissen:

Das explizite Wissen ist einfach zu erkennen, aber die dauerhafte und sinnvolle Aufzeichnung erfordert viel Aufwand. Explizites Wissen beantwortet die Frage, wie die Wertschöpfung erbracht wird. Also zum Beispiel die Fragestellungen: “Wie mache ich Java Software?”, “Wie baue ich ein Haus?”, “Wie produziere ich einen Film?”. “Wie schreibe ich einen Artikel?”. Da der Nutzen für den Aufwand der Wissenserfassung nicht in Quartalen und Geschäftsjahren gemessen werden kann, wird vom Management schnell darauf verzichtet - die richtigen Leute sind ja in der Nähe und die Wissensspeicherung kostet schließlich viel Geld. Langfristig ein großer Fehler. Kurzfristig aber verständlich, denn eine Unternehmung sollte den Unternehmenszweck nicht aus den Augen verlieren.

Deutlich schneller zu erfassen ist das implizite Wissen. Das implizite Wissen beantwortet ganz andere Fragen: “Wer hat das schon einmal gemacht?”, “Wer kennt das Unternehmen?”, “Woher bekomme ich Wissen, über das ich nicht selbst verfüge?”, “Welches Netzwerk kann mir helfen?”. Hier besteht der Vorteil, dass die Erfassung einfach ist und deutlich weniger Aufwand verursacht als die Erhebung des expliziten Wissens. Im Prinzip kann dies beiläufig, teilweise sogar automatisiert geschehen.

Fehlt nur noch das Know-how zu wiederkehrenden Abläufen, also das Prozesswissen. Das Prozesswissen hilft dem Unternehmen zu wachsen und vereinfacht die immer wieder auftretenden Aufgaben. Typische Fragestellung sind: “Was muss ich tun, um ein Projekt zu initiieren?”, Wie plane ich die Markteinführung eines Produktes?”, “Wie stelle ich die richtigen Leute ein?”. Ist dies für alle Mitarbeiter eines Unternehmens nachvollziehbar und jederzeit verständlich abrufbar kann man eine große Effizienzsteigerung erwarten.

In allen drei Kategorien darf die Halbwertszeit der Daten nicht außer Acht gelassen werden. Immer wieder muss die Information auf den Prüfstand und sich folgenden Fragen unterziehen: “Ist die gespeicherte Information noch aktuell?”, “Sind die Mitarbeiter noch im Haus?”, “Gab es Prozessänderungen, die dokumentiert werden müssen?”. Wissen altert! Das bedeutet aber nicht, dass es deswegen gar nicht erst erfasst werden darf. Es bedeutet auch nicht zwingend, dass es sofort gelöscht werden muss. Wie oft nutzen wir frühere Erfahrungen und setzen diese für aktuelle Information um?

Das Unternehmensgedächtnis wird in vielen Unternehmen nach wie vor sträflich vernachlässigt. Daher bietet die Scandio die notwendigen Beratungsleistungen inklusive der technischen Umsetzung entsprechender Systeme in ihrem Portfolio an. Enterprise Wiki, Enterprise Content Management und Enterprise Search sind wichtige Bausteine für die Erhaltung und den langfristigen Aufbau von Firmenwissen.