Ein professioneller und moderner Webauftritt ist für jedes ernstzunehmende Unternehmen heutzutage selbstverständlich. Doch wo sich große Unternehmen nach außen eben so präsentieren, zeigen sich intern oft große Probleme ein angemessenes Wissensmanagement- und Kommunikationssystem zu schaffen: die Technologien sind oft veraltet, die Datenverwaltung ist nicht ausreichend zentralisiert und abgesichert, das äußere Erscheinungsbild ist wenig ansprechend und wird dem der externen Darstellung nicht gerecht. Dies betrachten wir in der Scandio als falsch: warum sollte die Crème de la Crème des modernen, interaktiven und attraktiven Webs auf externe Kunden oder Geschäftspartner beschränkt bleiben, während sich Mitarbeiter des Unternehmens mit uneleganten, veralteten Konstrukten begnügen müssen?

Diese Einsicht hatte wohl auch die in-tech GmbH, welche mit einem wunderschönen Slogan auf sich aufmerksam macht: “Wir entwickeln, integrieren und erproben innovative Elektronik fürs Fahrzeug. Und arbeiten dabei am spannendsten Thema, das wir uns vorstellen können: Dem Auto der Zukunft.” Analog zur sehr ansehnlichen Website der Firma, von welcher auch der zitierte Teaser entnommen wurde, möchte die in-tech ihren Mitarbeitern nämlich eine ebenso innovative und attraktive Intranet-Plattform bieten. Mit dieser ideologischen Grundlage war es für Scandio und in-tech eigentlich nur eine Frage der Zeit sich kennenzulernen. Auf Basis bewährter Software-Bausteine entwickelt die Scandio nämlich seit vielen Jahren professionelle webbasierte Intranet- und Wiki-Systeme.

Mit Hilfe der beliebten Enterprise-Wiki-Software Confluence ist dies nun auch für die in-tech GmbH geschehen, bestätigt Christine Oertel, Leiterin des Bereichs Personal & Kommunikation: “Wir hatten bei in-tech schon seit 10 Jahren eine selbst entwickelte Intranet-Software mit diversen Kommentarfunktionen im Einsatz - die zugrundeliegende Technologie war allerdings einfach nicht mehr zeitgemäß. Mit Confluence sind wir jetzt wieder auf dem aktuellen Stand der Technik. Unsere Mitarbeiter finden im Intranet nun alle Funktionen, die man auch aus modernen Web- und Social-Media-Umgebungen kennt - verpackt in eine moderne, ansprechende und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.”

Inhalte die ein Intranet bewegen

Ein ansprechendes Dashboard

Die konzeptionelle Tiefe und Schönheit der Confluence-Umgebung spiegelt sich nicht unbedingt in dessen Dashboard wider, der Startseite mit der jeder Nutzer sich für gewöhnlich seinen ersten Eindruck verschafft. Glücklicherweise bieten die Entwickler-Werkzeuge der Plattform Möglichkeiten ein globales Dashboard nach eigenen Wünschen und Vorstellungen zu schaffen. Da die in-tech eines Dashboards bedarf, das hinsichtlich Inhalt und Design den Nutzungsformen des Intranets und der Darstellung der externen Website gerecht wird, wurde ein individuell angepasstes Dashboard entwickelt. Nach wiederholter Diskussion unter Grafikern und Entwicklern in der Scandio konnte man einen Entwurf präsentieren, den ein Confluence-Experte innerhalb der Scandio als “das schönste Confluence-Dashboard, das ich je gesehen habe” bezeichnet. Die folgenden Schaubilder stellen die entwickelte Version einem Standard Confluence-Dashboard gegenüber.

Standard Confluence Dashboard
Standard Confluence Dashboard
in-tech Dashboard
in-tech Dashboard

Das Dashboard gibt somit eine gute Übersicht über die wesentlichen Bausteine, die im Wiki der in-tech GmbH eine wesentliche Rolle spielen, sodass alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Ein Layout für die 2010er Jahre

Wie schon im Bezug auf das Dashboard erwähnt, hat man sich in Sachen Layout/Design in der Scandio richtig ins Zeug gelegt. Im Gegensatz zu den meisten Intranet-Anwendungen, die einem oft jeden Tag aufs neue ein Magenknurren beim morgendlichen Kaffee verschaffen, wird man beim in-tech Wiki durch das äußere Erscheinungsbild regelmäßig animiert, mit frischem Elan an der Unternehmenskultur und -kommunikation teilzunehmen. Welcher Mitarbeiter möchte in seinem Freundeskreis nicht behaupten können: “Hey, meine Firma ist sowas von hipp!”.

Alle Wege führen nach Rom - eine globale Navigation

Der system-globale Header bietet eine komfortable, auf den aktuellen Nutzer zugeschnittene Navigation, sodass der Nutzer sich nie im Wiki verlieren kann. Zusätzlich ergänzt wird diese durch eine kleine “Quicknav”-Box, die sich am rechten Rand eines jeglichen Inhalts befindet und dem Nutzer mit einem Mausklick durch die wichtigen Bereiche des Wikis führt.

Globale Navigation
Globale Navigation

in-tech Sticky Navigation

Immer auf dem neuesten Stand

Mit Hilfe der News werden alle Mitarbeiter laufend über aktuelle Nachrichten im Unternehmen informiert. Neben einer chronologischen Zusammenfassung der aktuellen Beiträge, sind diese zusätzlich durch vergebene Labels filterbar (die “Tagcloud” im Schaubild am rechten Rand). Kommentare, die zu News abgegeben wurden, werden ebenfalls in einer eigenen Spalte (im Schaubild rechts unten) zusammengefasst, sodass man schnell Einblick in alle Neuigkeiten bekommen kann. Alle Details über News und Kommentare lassen sich natürlich auch in den entsprechenden Einzelansichten begutachten.

News
News
News Einzelansicht
News Einzelansicht

Ein hoch auf die Gemeinschaft

Die Kommunikation im in-tech Wiki läuft über die sog. Communities. So gibt es einen allgemeinen Community-Bereich, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, und der eine globale Kommunikationsplattform innerhalb der in-tech bietet.

Global Communities
Global Communities

Zusätzlich gibt es für jeden Standort und besondere Bereiche sog. Sub-Communities, die sich auf einen eingeschränkten Nutzerkreis bezieht und nicht global zugänglich ist. So ist sichergestellt, dass jeder nur das sehen kann, was er auch wirklich sehen soll.

Fragen brauchen Antworten

Ein wichtiges Prinzip innerhalb eines jeden Unternehmens ist, dass Fragen, die den Mitarbeitern auf dem Herzen liegen, unkompliziert von anderen Mitarbeitern beantwortet werden können. Außerdem sollte eine öffentliche Diskussion über diese Fragen erfolgen können. Dies sind Kernkonzepte eines Wikis, weshalb es nun auch bei der in-tech einen FAQ-Bereich gibt, in dem ein reger Austausch von Frage und Antwort stattfindet. Meistens kommen bestimmte Fragen nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter auf, sondern bringen mehrere Kollegen zum Grübeln. Das Prinzip eines FAQs ist deshalb, dass ähnliche Fragen einmal beantwortet werden können und neue Fragen deshalb weniger häufig aufkommen. Im neuen in-tech Wiki unterliegen diese FAQs zusätzlich einer hierarchischen Seitenstruktur, sodass sich Fragen und Antworten in eine nutzerdefinierte Struktur bringen lassen.

FAQ
FAQ

Wir laden ein - Veranstaltungen

Mithilfe einer seitens Scandio entwickelten Confluence-Erweiterung ist es im in-tech Wiki möglich Veranstaltungen (Events) zu pflegen. Administratoren und der Ersteller eines solchen Events können alle registrierten Kollegen zu diesen Events einladen - sofern es für das Event noch freie Plätze gibt. Auf dem Dashboard findet Nutzer eine kurze Übersicht über aktuelle Events. Mit einem Klick auf ein Event (oder über die globale Navigation) kommt der Nutzer in den Event-Bereich, in dem ihm eine detaillierte Ansicht über alle Veranstaltungen in der in-tech GmbH geboten wird. Alle Event-Listen lassen sich nach Wünschen des Nutzers filtern. So kann sich die Ansicht beispielsweise auf Events beschränken, die vom Ersteller als Wichtig markiert wurden, oder auf jene, zu denen sich der Nutzer bereits registriert hat. Ebenso können durch eine Archiv-Funktion alle vergangenen Events mit in die Ansicht einbezogen werden.

Events - Dashboard Widget
Events - Dashboard Widget
Events - Detailansicht
Events - Detailansicht

Das Anlegen (oder Editieren) eines Events erfolgt durch einen Dialog mit einer Eingabemaske für alle relevanten Daten: Datum, Zeit, Ort, Titel, Beschreibung, Plätze, Kategorie, Teilnehmer und einer Markierung des Events als Wichtig.

in-tech Events - Erstell-/Editierdialog
Events - Erstell-/Editierdialog

Nach der Erstellung reiht sich das neue Event sofort in der Liste ein und eingeladene Mitglieder werden per Email und iCalendar-Anhang informiert, sodass sie ihre Events automatisiert im Organizer/Email-Programm ihrer Wahl pflegen können. Eingeladene sind nun an der Reihe ihre Einladung anzunehmen oder abzulehnen.

Facebook Integration

Das soziale Netzwerk Facebook ist derzeit ein Nonplusultra in Sachen Netzkommunikation und wird dementsprechend auch von Unternehmen gerne genutzt um Kontakt zur Außenwelt herzustellen. Auch die in-tech tut dies mit ihrer Facebook-Seite. Für den rationalen Denker stellt sich nun sofort die Frage, ob man die Informationen dieser Facebook-Seite nicht irgendwie im Wiki integrieren könnte? Gesagt, getan! Alle Neuerungen der Facebook-Seite erscheinen als Activity Stream auf dem Dashboard des in-tech Wikis:

Facebook Stream
Facebook Stream

Die Kunst sich den Gegebenheiten zu fügen

Speziell in den Welten des Internets (und ebenso aller Intranets), ist die Zahl an genutzten Technologien, Plattformen und Betriebssystemen sehr breit gestreut. Klug ist der, der sich den Gegebenheiten in allen Situationen anzupassen weiß. Im Falle von in-tech stellte sich nun die Herausforderung, ein Confluence Wiki mit der seitens in-tech genutzten Projektmanagement-Software Projektron BCS zu verheiraten. Mit diesem Ziel wurde eine einheitliche Navigation und ein entsprechendes Layout geschaffen, sodass der Nutzer nie den Eindruck hat zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln. Vielmehr nimmt er BCS und Confluence (my.in-tech) als eine einheitliche Intranet-Plattform wahr.

BCS Integration
BCS Integration

Auch technologisch gesehen war die Scandio bei der Entwicklung mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Für die Events-Funktionalität wurde intensiv mit dem in Confluence 4.x erstmals standardmäßig integriertem Active Objects Datenbank-Wrapper gearbeitet. Diesen musste man in Einklang mit der seitens der in-tech bestehenden PostgreSQL Datenbank bringen. Die Confluence-Instanz wurde per remote auf einem in-tech Linux Server installiert und an jene PostgreSQL Datenbank angebunden. Die Confluence Installation wurde außerdem an das bestehenden Active Directory System gekoppelt, sodass es stets eine zentralisierte Personenverwaltung für alle Systeme gibt.

Im Bereich Client-seitiger Technologien hat man unter anderem stark auf asynchrone Kommunikation (Ajax) und JavaScript gesetzt, was beispielsweise innerhalb der Events-Erweiterung nie zum Neuladen der Seite führt. Der Nutzer wird durch Ajax-gesteuerte Pagination- und Dialog-Funktionen geführt, welche der Anwendung spätestens dann den letzten Schliff einer Webanwendung der 2010er Jahre verleiht.

Mit dem Facebook Stream hat man erstmals eine Einbindung von Facebook-Inhalten in ein Confluence-Wiki unternommen. Dies dürfte mit der Weiterentwicklung des sozialen Netzwerks eine große Rolle spielen und einen Anstoß zur Anknüpfung mit weiteren externe Plattformen geben.

100% Confluence! Trotz der kräftigen Anpassungen der Confluence-Plattform, kann man getrost behaupten, dass das in-tech Wiki eine 100-prozentige Confluence-Anwendung ist. Keine Patches, keine Workarounds, keine unangenehmen Überraschungen. Stattdessen sieht man an allen Stellen die typischen Confluence-Konstrukte: Ein Theme, Bereiche, Seiten, Unterseiten, Makros, Labels, etc., entwickelt als lose gekoppelte, gut verwaltbare Software-Module. So wird auch sichergestellt, dass die Entwicklungen mit allen folgenden Confluence-Versionen kompatibel bleiben.

Ein formidables Projekt

Die Zusammenarbeit mit der in-tech GmbH war und ist für die Scandio eine außerordentlich positive Erfahrung und kann als beispielhaft für einen Projektablauf gesehen werden, wie ihn sich die Mitarbeiter nur wünschen können. Die Kommunikation aktiv, locker und konstruktiv, die Entwicklung und Planung fruchtbar für alle Beteiligten, und am Ende ein völlig unkomplizierter Livegang. Das in-tech Wiki läuft seitdem ohne nennenswerte Zwischenfälle überaus stabil und die Mitarbeiter sind regelrecht begeistert. Dies bezeugt auch die intensive Nutzung des Systems: in nur drei Monaten wurden unter anderem mehr als 80 Events angelegt, und die News-, Community- und FAQ-Bereiche erfreuen sich großer Aktivität.

Mehr kann man sich nicht erhoffen, meint auch Christine Oertel: “Confluence wurde von Anfang an sehr gut angenommen. Uns war sehr wichtig, dass unser Intranet dem Nutzer ein ansprechendes Design und gute Usability bietet - es soll Spaß machen, das System zu bedienen. Dank des Oberflächendesigns von Scandio ist uns das hervorragend gelungen und hat von Anfang an für eine hohe Akzeptanz bei allen Mitarbeitern gesorgt. Auf der funktionalen Seite ist für uns der größte Pluspunkt, dass Informationen und Dateien nun wesentlich einfacher und schneller auffindbar sind. Das ist ein deutlicher Mehrwert für jeden einzelnen Mitarbeiter und entlastet nebenbei auch noch die Verwaltung.” Das in-tech Projekt weist den Weg in eine erfreuliche Zukunft, nicht nur auf der Basis der beliebten Confluence-Umgebung.