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Confluence stellt sowohl für die Scandio selbst als auch für eine Vielzahl unserer Kunden ein elementares Werkzeug der Zusammenarbeit dar. Gerade für die Kollaboration innerhalb sowohl kleiner als auch großer Teams hat sich Confluence schon seit längerem auf dem Markt etabliert. Dabei wird jedoch bei weitem noch nicht das gesamte Potential von Confluence ausgeschöpft.

Stolpersteine im Workflow

Wird Confluence als Projektmanagement-Plattform genutzt, liegt ein Hauptaugenmerk unbestritten auf dem Requirement-Definement - sprich dem gemeinsamen Erarbeiten und Definieren neuer Anforderungen. Weiterhin dient es der Organisation, dem Festhalten von Meeting-Notizen und der zentralen Dokumentation geplanter und bereits realisierter Projekte.

Gerade im Design- oder auch Gestaltungsprozess konnten wir aber auch oftmals feststellen, dass Confluence “out-of-the-box” den persönlichen Workflow ausbremsen kann. Vor allem in Entwicklungsphasen, in denen Grafiken wie Mockups oder Wireframes zentrale Diskussionspunkte sind, kann die Zusammenarbeit eingeschränkt werden. Stellt ein Grafiker beispielsweise ein neues Mockup vor, kann man sich in Confluence direkt darüber austauschen und Meinungen und Vorschläge dazu sammeln. Zum Bearbeiten muss dann jedoch erneut das Grafiktool geöffnet werden und die vorgenommenen Änderungen müssen wiederum aufs Neue in Confluence importiert werden. Gerade bei vielen kleinen Änderungen kann sich hier schnell der Fehlerteufel einschleichen. Zwar liegen die Seitenanhänge in Confluence in jeglicher Version vor, dies setzt allerdings eine einheitliche und gleichbleibende Nomenklatur voraus, die im Gegensatz zu Confluence auf dem lokalen PC zum Überschreiben führt.

Die oben aufgeführten Probleme lassen sich jedoch mit Add-ons lösen, die im Folgenden näher erklärt werden.

Erstellen & Bearbeiten - direkt in Confluence

Gliffy_Confluence  

Der große Vorteil von Atlassian-Produkten - hier im Speziellen von Confluence - ist die Erweiterung der Funktionen durch Add-ons. So gibt es auch für den Anwendungsfall der Grafiken einige Erweiterungen - hier ein kleiner Auszug: Balsamiq, Draw.io, Gliffy, Lucidchart oder ProtoShare.

Doch welchen Vorteil bringt der Einsatz solcher Add-ons genau?

Neben der bereits geschilderten Problematik der Versionierung auf dem lokalen System, erspart der Einsatz auch das Hoch- bzw. Herunterladen jeder einzelnen Version. Um ehrlich zu sein gibt es auch hierfür eine Vielzahl von Tools, aber warum noch zusätzliche Systeme einführen, wenn im Grunde schon alles vorhanden ist?

Darüber hinaus vereinfacht die Erstellung und Weiterentwicklung von Mockups direkt in Confluence die Zusammenarbeit. Jeder, der für eine Seite in Confluence berechtigt ist, kann Änderungen an den Mockups vornehmen, ohne sich Sorgen darüber machen zu müssen, Änderungen anderer Teammitglieder zu überschreiben. Zusätzliche teure Software oder mühsame Berechtigungseinstellungen für Versionen entfallen dadurch gänzlich. Durch die Nutzung der vertrauten Oberflächen und die hervorragende Integration der Add-ons in Confluence könnte der Einstieg nicht einfacher sein. Jede Änderung wird automatisch als Version angehängt, der Überblick geht somit auch bei großen Teams nicht verloren.

Edit_-_Eval_-_TechBlog_-_Mockups_-_Confluence

Im Allgemeinen unterscheiden sich die gängigen Add-ons nur unwesentlich. So ist beispielsweise das Erstellen und Bearbeiten von Mockups möglich, ohne dass die eigene Confluence-Seite verlassen werden muss. Gerade das zeichnet die Add-on-Lösung vor allem bei sensiblen Daten aus. Wird Confluence auf dem eigenen Server betrieben - egal ob cloudbasierend oder auf einem dedizierten Server - bleiben alle Daten auch auf dem eigenem Server und werden als regulärer Seitenanhang verwaltet. Durch diese Integration greifen Seitenberechtigungen und Backup-Mechanismen ohne weiteren Aufwand.

Hat man bereits mit ähnlichen Software-Lösungen gearbeitet, findet man alle benötigten Elemente zum Erstellen von Wireframes und Mockups wieder. Auch bieten viele Add-ons schon vordefinierte Templates, sodass bereits mit wenigen Klicks ein respektables Ergebnis erzielt werden kann. Neben den aktuellen GUI Komponenten für iOS und Android Oberflächen finden sich auch zahlreiche weitere Gestaltungselemente und Vorlagen wieder. Gut in der Handhabung fällt im Editiermodus gar nicht auf, dass es sich um eine Website handelt - erst mit dem Speichern findet man sich wieder im gewohnten Confluence-Umfeld und kann hier das volle Potential von Confluence ausschöpfen: Inhalte bearbeiten, die erstellte Grafik anordnen, skalieren, kommentieren und jedes Teammitglied kann mittels Benachrichtigungen den Fortschritt und die Entwicklung verfolgen.

Lucidchart-within-Confluence-Chart

Ist das Bearbeiten abgeschlossen, können die Grafiken auch ohne weiteren Aufwand exportiert und an den Kunden weitergeleitet werden. Da Confluence im Hintergrund alle Änderungen speichert, kann sogar zu einer beliebig älteren Version zurück gesprungen werden.

Fazit

Durch die Integration eines Grafik-Tools als Add-on lässt sich das Einsatzgebiet von Confluence weiter ausbauen. Gerade die nahtlosen Übergänge zwischen Confluence und den Add-ons wie Gliffy oder Lucidchart bieten zusammen mit dem direkten Speichern innerhalb von Confluence großes Potential, herkömmliche Software-Pakete abzulösen.

Unsere Devise als Atlassian-Experte: Ausprobieren und die Vorteile von Confluence noch weiter ausbauen.