Arbeiten von Zuhause oder in einer anderen Stadt und trotzdem sinnvoll im Team kommunizieren? Das ist für uns im Team bereits Alltag. Da wir eines der größten Projekte in der Scandio betreuen, ist unser Team entsprechend groß. Und nicht alle Kollegen wohnen und arbeiten in München. Ein Teil des Teams hat seinen Standort in Stuttgart und auch das Angebot “Home Office” wird gerne genutzt. Um einen reibungslosen Projektablauf zu ermöglichen, mussten wir einige Hindernisse überwinden und so manche Dinge umstellen.

Wie reden wir miteinander?

Mal eben kurz etwas mit dem Kollegen neben einem besprechen, eine Entscheidung fällen und gleich implementieren ist natürlich nicht besonders hilfreich in einem Team, bei dem einige Kollegen eben nicht im gleichen Zimmer sitzen. Unser Team besitzt einen eigenen Channel in HipChat, über den wir hauptsächlich kommunizieren. Fragen und Probleme werden bei uns größtenteils über den Chat besprochen und auch die zwischenmenschliche Kommunikation kommt hier nicht zu kurz. Jeden Tag machen wir außerdem ein kurzes Team-Standup über Video-Chat (hier hat sich Google Hangout bewährt), in dem jeder kurz erzählt, an welchen Problemen und Aufgaben er arbeitet und ob er Hilfe braucht. Dadurch ist auch gewährleistet, dass man alle Kollegen zumindest einmal am Tag kurz sieht.

Natürlich wird auch noch weiterhin im Zimmer diskutiert. Wir versuchen jedoch, möglichst viele Diskussionen und Meetings über Hangout abzuhalten und auch die Kollegen zu integrieren, die gerade nicht im gleichen Büro sind. Direkte Kommunikation funktioniert jedoch problemlos über Chat oder Video-Calls und wenn ein Kollege mal eben etwas zeigen will, dann wird eben einfach der Screen freigegeben.

Und wie verteilen wir unsere Aufgaben?

Unser Team nutzt die Atlassian Produkte JIRA und Confluence zur Verwaltung und Planung der anstehenden Aufgaben. Alle drei Wochen treffen wir uns in München zur Sprint Retrospektive & Planung. Das machen wir alle zusammen und legen so den Grundstein für die Arbeit der nächsten drei Wochen. In den verschiedenen Meetings schätzen und definieren wir Tickets und bestimmen den Sprint Umfang. So weiß jeder Kollege über die anstehenden Aufgaben Bescheid und es gibt weniger Unklarheiten während des Sprints. Jeder zieht sich einfach ein Ticket und bearbeitet es, bei Fragen wird entweder direkt ein Kommentar an das entsprechende Ticket gehängt oder es gibt eine kurze Diskussion im Chat. Der Vorteil hiervon ist, dass auch gleichzeitig Entscheidungen und Probleme besser dokumentiert sind.

Welche Tools helfen uns?

Wir benutzen folgende Tools, um unsere Aufgaben im Team zu verwalten und miteinander zu kommunizieren.

  • HipChat
  • Google Hangout
  • E-Mail
  • Skype for Business
  • JIRA
  • Confluence

Das klingt ja alles schon toll. Und jetzt?

So gut unsere Einbindung von Remote Work im Team auch schon funktioniert, es gibt natürlich immer noch Verbesserungspotenzial. Gerade im Bereich der Dokumentation, insbesondere bei kleineren Projektentscheidungen, sollten wir Entscheidungen konsequenter dokumentieren. Jeder soll alles mitbekommen, auch wenn er nicht im selben Zimmer sitzt.

Dafür wollen wir in Zukunft zusätzlich “Mumble” ausprobieren und sehen, ob wir so eine noch bessere Einbindung aller Mitarbeiter hinbekommen. Durch Mumble kann man auch remote an Gesprächen am anderen Standort teilhaben. Auch den Sprint betreffende Meetings, wie zum Beispiel das Estimation Meeting, wollen wir durch hilfreiche Tools verbessern, so dass es hoffentlich bald keinen Unterschied mehr macht, von wo aus der Kollege gerade arbeitet.