Wie effektiv ist ein Open Space?

There is nothing permanent except change.

Was Heraklit vor 2500 Jahren schon erkannte, ist heute aktueller denn je. Unsere Welt, und besonders die Arbeitswelt, entwickelt sich in einem rasanten Tempo, und das ist gut so. Damit der Wandel aber nicht aus den Fugen gerät und eine ungewollte Richtung einschlägt, brauchen wir Vorgehensweisen und Methoden, mit denen wir Veränderungen gemeinsam voranbringen können. Ursprünglich wollten wir letztes Jahr ein großes Retreat mit allen Kolleg*innen abhalten. Corona machte uns einen Strich durch die Rechnung und so musste eine sinnvolle Alternative gefunden werden. Eine dieser Alternativen, welche wohl fast allen ein Begriff sein sollte, ist das sogenannte Open Space. Hierbei können verschiedenste Themen auch in größeren Gruppen diskutiert und schnell Lösungsansätze gefunden werden.

Weekly Company Calls

“The biggest problem in communication is the illusion, that it has taken place.” (George Bernhard Shaw). Unter diesem Motto führten wir nach dem Open Space die “Weekly Company Calls” ein. Jeden Donnerstag kommen alle Scandianer*innen für max. 15 Minuten (remote) zusammen und erfahren u.a. von den Foundern, welche News es gibt und was sich in der Scandio so tut. Das Ganze basiert auf den Ergebnissen der Open Space Nachverfolgung, welche hier vorrangig präsentiert werden. Da durch Corona auch die firmeninterne Kommunikation ein wenig leidet, tut es auch einfach gut, einmal die Woche alle Kolleg*innen zusammen zu trommeln und gemeinsam über Entwicklungen zu plaudern.

Embrace remote - digital by default

Ein Punkt, der aufgrund seiner Aktualität hitzig diskutiert wurde! Auch wenn Corona uns ins Home Office zwingt und es erstaunlich gut funktioniert: die Scandio legt großen Wert auf die persönliche Begegnung und wird keine reine remote Company werden. Trotzdem wollen wir die Umstände nutzen, um unsere Fähigkeiten in Sachen remote Arbeiten auszubauen, um auch in Zukunft flexibel zu bleiben. Alle Scandianer*innen sollen die Wahl haben, wo gearbeitet wird - eine interne Umfrage zeigt ganz deutlich, dass der Mittelweg das Ideal darstellt. Auch der Aufbau weiterer Niederlassungen und Büros an neuen Standorten ist nicht ausgeschlossen, um den Austausch und die Zusammenarbeit zu fördern.

Onboarding Prozess und Recruiting

Da die Scandio vorhat, in 2021 weiter zu wachsen, wurde nach dem Open Space unser Onboarding und Recruiting Prozess genauer hinterfragt. Was können wir besser machen? Wie können wir effizienter werden? Wo sind unsere Schwachpunkte? Dementsprechend wurde unser Onboarding und Recruiting Guide neu überarbeitet. Dadurch entstanden neue Rollen, die vor allem die Founder im Recruitingprozess entlasten und den Scandianer*innen mehr Selbstorganisation übertragen sollen. Da im Home Office schnell untergeht, welche*r neue Mitarbeiter*in wo und wann anfängt, da man sich nicht zwangsläufig im Büro über den Weg läuft, wurde auch hierfür noch ein passendes Widget in unserem Confluence erstellt.

Scandio Spirit

Der “Scandio Spirit” geht Hand in Hand mit dem Thema Recruiting. 35% aller Scandianer*innen sind seit weniger als einem Jahr im Unternehmen, somit ist es wichtig, ihnen von Anfang an ein Gefühl des Zusammenhalts zu geben und den “Scandio Spirit” zu vermitteln. Gerade durch Corona und das Home Office ist es generell schwierig, ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu entwickeln. Kommunikation ist hier der Schlüssel. Die interne Kommunikation muss nicht nur aufrecht erhalten werden, sondern sich auch weiter entwickeln. Um den “Scandio Spirit” aufrecht zu erhalten, muss er vor allem gelebt werden und sich aus eigener Intention heraus entwickeln. Wir wünschen uns, dass jeder auf seine Weise einen Teil zum “Scandio Spirit” beitragen kann.

Selbstorganisation und Autonomie

Selbstorganisation wird bei uns groß geschrieben, daher war uns auch die Nachverfolgung dieses Themas enorm wichtig. Hier tut sich im Moment ziemlich viel, da unser Konzept der Cluster in den letzten Jahren großen Anklang fand und ausgebaut werden soll. So sollen aus den zwei bisherigen Clustern noch weitere Cluster entstehen, um dem Unternehmen mehr Struktur zu verleihen. Auch wenn wir nichts von klassischen Hierarchien halten, sind unsere sogenannten “Cluster Responsibles” in gewisser Weise doch Führungskräfte, die durch ihre Helikopteransicht einen Überblick über die Clustermitglieder und die Vorgänge innerhalb des Clusters behalten sollen. Allerdings soll die Entscheidung darüber, wer Cluster Responsible wird, nicht mehr von den Foundern getroffen werden, sondern aus dem Cluster selbst kommen.

Aliens vs. Teams

No teams, no limitations. Diese Erkenntnis brachte die Nachverfolgung des Themas “Teams vs. Projekte”. Bisher bestand die Basis unserer selbstorganisierten Struktur aus den Teams. Doch wer kommt in welches Team und worüber definiert sich überhaupt ein Team? In der Diskussion stellte sich heraus: die Teamgrenzen sind zu hart und unflexibel, das Wissen innerhalb eines Teams kann schwer über dessen Grenzen hinaus vermittelt werden. Das alles sind Faktoren, die das Wachstum einer Organisation auf Dauer hemmen und früher oder später zu Schwierigkeiten führen können.  Also beschäftigte sich die Nachverfolgungs-Gruppe mit einem neuen Aufbau der Selbstorganisation. Aus Teams werden Special Interest Groups (SIG) und Communities of Practice (CoP), die sich nach wie vor den Clustern unterordnen. Somit sind Projekte nicht mehr auf die Teams verteilt, sondern in den neuen SIGs beheimatet. Die Cluster werden durch diese Struktur entlastet, können Aufgaben an die SIGs abgeben und sich fokussierter ihren Aufgaben zuwenden.

Knowledge Transfer

Man lernt nie aus. Was manchmal ein bisschen abgedroschen klingen mag, nehmen wir hier doch sehr wörtlich. Weiterbildungen und Workshops sollen bei der Scandio Teil des Arbeitsalltags sein, denn wir alle können noch etwas voneinander lernen. Um dieses Vorhaben auch umzusetzen, wurde die neue Rolle des Knowledge Responsibles eingeführt, der sich darum kümmert, dass regelmäßig Workshops abgehalten werden. Dieser informiert auch über anderweitige Weiterbildungsoptionen und behält den Workshop Backlog im Blick. Auch neue Formen des Wissenstransfers sollen in Zukunft erarbeitet werden.

Open Space = Change

Auch wenn ein Open Space in einer betont lockeren und spontanen Atmosphäre stattfinden soll, verfehlt er dennoch nicht seinen Zweck - nämlich Ergebnisse hervorzubringen. Wir freuen uns, wie viele neue Denkanstöße und Veränderungen wir aus unserem virtuellen Open Space mitnehmen konnten. Es entstanden komplexe Fragestellungen, mit denen wir uns auch in Zukunft noch eingehender befassen möchten und deren Entwicklung wir voran treiben möchten. Im Nachgang eines Open Space läuft man schnell Gefahr, die erarbeiteten Ansätze liegen zu lassen und in die alten Verhaltensweisen zurück zu fallen. Daher ist es besonders zu empfehlen, ein solches Event von geschulten Scrum Mastern organisieren und durchführen zu lassen und die Nachverfolgung rechtzeitig anzugehen.