K15t Partnerblogpost - Atlassian Cloud Migration - Scroll Viewport für Confluence

Die Zukunft liegt in der Cloud. Mit diesem Statement verkündete Atlassian im Oktober 2020 das End of Life ihrer Server Produkte ab Februar 2021. Innerhalb der nächsten drei Jahre soll der Umstieg vom Server in die Cloud weitestgehend vollzogen werden, bis im Februar 2024 dann endgültig der Support für die Server Produkte endet.

Wir möchten unseren Kunden den Umstieg natürlich so leicht wie möglich machen und zeigen jedem die passenden Möglichkeiten für das laufende System auf. Denn der Umzug z.B. einer bestehenden Confluence Instanz in die Cloud sollte strategisch gut geplant sein. Im Atlassian Marketplace gibt es eine Vielzahl von Apps, die diesen Vorgang erheblich erleichtern. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Scroll Viewport von unserem Partner K15t Ihre gesammelten Informationen in Confluence auch für Ihre Kunden sichtbar machen und Sie Ihre bestehende Dokumentation übersichtlich und einfach in die Cloud umziehen können.

Wissenstransfer leicht gemacht mit Confluence

Atlassian Confluence ist DAS Tool, wenn es um Wissensmanagement und Dokumentation geht. Die zentrale Ablage von Informationen schafft Transparenz in Ihrem Unternehmen und setzt somit der internen E-Mail Flut ein Ende. Durch die umfangreiche Suchfunktion findet jeder genau die Inhalte, die er braucht. Arbeiten Sie gemeinsam und effizient an Ihren Projekten und sammeln Sie Ihre Ergebnisse - für alle Kollegen in leicht zugänglichen Spaces. Durch die automatische Versionierung von Inhalten und Anhängen sind alle Änderungen nachverfolgbar und ältere Versionen wieder herstellbar. Es geht also nichts verloren.

Machen Sie Ihre Dokumentation zugänglich

Eine umfangreiche Dokumentation in Confluence ist schön und gut, doch Sie möchten die gesammelten Informationen auch Ihren Kunden zugänglich machen, um Informationen transparenter bereit zu stellen? Dann haben Sie mit Scroll Viewport die Möglichkeit, ein individuell angepasstes Help Center direkt aus Ihrem Confluence zu erstellen! Somit können Sie Ihre Inhalte sowohl intern, als auch öffentlich zur Verfügung stellen, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Denn: alle Änderungen, die Sie intern vornehmen, werden automatisch in Ihr Help Center übertragen. Dabei legen Sie selbst fest, was Sie veröffentlichen möchten und was nicht.

Wenn sich Ihre Dokumentation bereits in Confluence befindet, können Sie sie mithilfe des Bildlauf-Ansichtsfensters schnell und einfach als Hilfezentrum mit Ihrer eigenen, benutzerdefinierten URL veröffentlichen. Mit Hilfe von Scroll Viewport können Sie in wenigen Schritten eine individuelle Benutzeroberfläche gestalten, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Gestalten Sie Farben, Bilder, Navigation und Layout ganz nach Ihren Vorstellungen und machen Sie Ihr Help Center so zum Teil Ihrer Online Präsenz. Die App bietet dafür sehr umfangreiche Styling- und Layout-Optionen sowohl für Ihre Landing Page (Portal) als auch für die jeweiligen Help Center Artikel. Ihre Webentwickler haben völlige Kontrolle über Aussehen und Funktionalität mithilfe von Custom CSS.
Ein Help Center allein reicht noch nicht und es gibt immer noch offene Fragen? Dann haben Sie mit Scroll Viewport die Möglichkeit, Ihr Confluence-basiertes Help Center direkt in Ihren bestehenden Service Desk zu integrieren!

Lively Apps goes Cloud - mit Scroll Viewport für Confluence

Doch was tun, wenn Sie Ihr Help Center mit Scroll Viewport erfolgreich veröffentlicht haben und sich nun entscheiden, in die Cloud zu migrieren? Keine Angst, Sie müssen nicht von vorne anfangen! Unsere Partner von Lively Apps haben die Migration vollzogen und zeigen: Mit Scroll Viewport kein Problem!
Gegründet als Produktabteilung der Scandio 2017, standen die “Lively Apps” Anfang letzten Jahres vor der Übernahme der Scandio Systeme für den Eigengebrauch. Als kleines Unternehmen wurde der Lively Apps schnell klar, dass eine starre Übernahme der Serversysteme an dieser Stelle aber wenig Sinn machen würde. Man entschied sich für die Migration in die Atlassian Cloud, um die verschiedene Atlassian Instanzen zusammenzuführen und damit den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten. Dies stellte sich bei Jira, Jira Service Management und Bitbucket als problemlos heraus.
Allerdings bietet eine Migration von Confluence in die Cloud leider sehr wenig Möglichkeiten für die Erstellung einer öffentlichen Dokumentation. Die umfassenden Anpassungen, unter anderem durch die eigene App “Lively Theme”, konnten dabei nicht einfach in die Cloud übernommen werden. Doch von vorne anfangen war keine Option.
Eine Lösung für das Dilemma der Lively Apps gabs hier durch die Freunde der K15t. Scroll Viewport konnte genau die Anforderungen der Lively Apps abdecken und bot darüber hinaus sogar noch einige zusätzliche Features. Für eine reibungslose Migration in die Cloud muss hier für jeden Abschnitt der Dokumentation ein Bereich angelegt werden. Im Fall der Lively Apps bedeutete dies, ein Bereich pro App, welche in der Scroll-Viewport-Verwaltungsmaske als Content Source ausgewählt werden konnte. Diese entsprach ziemlich genau der vorherigen Confluence Server Darstellung. Die weiteren Anpassungen waren sehr intuitiv und schnell umzusetzen.

Mit Hilfe des Theme Editors konnte aus den umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten für die Content Source schnell eine Entscheidung getroffen werden. So ließ sich das Layout ohne Probleme dem Lively Apps Design anpassen. Als nächsten Schritt ließen sich mit nur einem einzigen Klick auf “Site generieren” die Confluence-Seiten in eine ansprechende Website umwandeln. Its that easy!

Außerdem bestand die Möglichkeit, eine Vorschau der Site zu generieren, sodass der Inhalt vor Veröffentlichung noch einmal geprüft werden konnte. Noch ein paar Klicks, und die Site mit der eigenen Lively Apps Domain war live! Alternativ bot Scroll Viewport auch die Veröffentlichung via einer scrollhelp.site Domain an.

Doch ganz egal, ob Sie vorhaben, in die Cloud zu migrieren, oder die Laufzeit Ihrer Serverinstanz bis zum Ende zu nutzen: mit Scroll Viewport bietet K15t eine App, die durch Ihre umfangreichen Features einfach mehr aus Ihrem Confluence holt. Denn seien wir mal ehrlich: Dokumentation kann ganz schön langweilig sein, warum also nicht das Beste draus machen?