Ein guter Anfang ist die halbe Miete. Wer neu in ein Unternehmen kommt, steht erst einmal vor der großen Herausforderung, die vielen neuen Eindrücke zu verarbeiten und sich in den unternehmensinternen Prozessen zurechtzufinden. Um die ersten Tage so angenehm und übersichtlich wie möglich zu gestalten, bedarf es einem gut strukturierten Onboarding-Prozess und einer Menge Vorbereitung auf Seiten des Arbeitgebers. Durch die Corona-Pandemie und das damit verbundene Arbeiten - und somit auch Onboarding - im Home Office mussten viele Unternehmen ihre bewährte Onboarding-Strategie jedoch überdenken und an die Gegebenheiten anpassen. Auch wir bei der Scandio durften viele unserer neuen Kolleg:innen komplett remote einarbeiten - und konnten daraus eine Menge lernen!

Was macht ein gutes Onboarding aus?

Ein gutes Onboarding beginnt weit vor dem ersten Arbeitstag. Es umfasst den Zeitraum von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit und erstreckt sich teils über mehrere Abteilungen oder Teams hinweg. Das Hauptziel sollte sein, neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg ins Unternehmen so leicht wie möglich zu machen und vom ersten Tag an ein Gefühl von Gemeinschaft und Vertrauen zu vermitteln. Denn wer sich von Anfang an nicht gut aufgehoben fühlt, tendiert eher dazu, das Unternehmen vor Beendigung der Probezeit wieder zu verlassen. Gerade ohne persönliche Begegnungen im Büro sind Wertschätzung und Vertrauen Kernpunkte eines gelungenen Onboardings.

Hier hat sich besonders das Konzept des Tutors bewährt, welches jedem neuen Mitarbeitenden eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in für die ersten Wochen zur Seite stellt, der/die in den Fachbereich einführt, relevante Abläufe erklärt und für alle Fragen zur Verfügung steht. Außerdem vermittelt der/die Tutor:in dem Newbie die Unternehmenskultur und lädt ihn/sie zu allen firmeninternen (remote) Veranstaltungen und Terminen ein. Somit ist garantiert, dass auch im Home Office die sozialen Kontakte nicht zu kurz kommen.

Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf am ersten Tag ist auch, dass das Team gut vorbereitet ist, die entsprechenden Personen sich Zeiten für die Einarbeitung frei halten und alle Aufgaben untereinander klar verteilt sind. Herrscht hier Unklarheit über die Zuständigkeiten, kann das schnell zu einem chaotischen ersten Eindruck führen. Auch die technische Ausstattung sollte am ersten Arbeitstag voll funktionsfähig zur Verfügung stehen und der Arbeitsplatz bereits hergerichtet sein. Der Newbie soll das Gefühl vermittelt bekommen, dass er/sie in guten Händen ist und direkt sorgenfrei loslegen kann!

Onboarding im Wandel

Bereits vor der Pandemie war der Onboarding-Prozess bei der Scandio gut strukturiert. Da wir viel Wert auf die persönliche Begegnung im Büro legen, haben wir die neuen Mitarbeiter:innen an unseren Standorten in München bzw. Augsburg in Empfang genommen und ihnen bei einem Bürorundgang schon einmal die ersten zukünftigen Kolleg:innen vorgestellt, bevor es dann mit der allgemeinen Einführung weiterging. Hier gaben die Geschäftsführer eine grundlegende Einweisung in unsere internen Abläufe und Tools. In der Vorabmail, die ca. eine Woche vor dem ersten Arbeitstag verschickt wird, erhält der/die neue Mitarbeiter:in schon mal die wichtigsten Informationen zum Ablauf des ersten Tages und kann sich dementsprechend darauf vorbereiten. Durch die Corona-Pandemie wurden wir gezwungen, die Einführung remote abzuhalten, was jedoch erstaunlich gut umgesetzt werden konnte und besonders mit Hinblick auf unsere neuen Standorte in Berlin und Regensburg einiges an Fahrzeit und Planung überflüssig machte.

Onboarding-Paket
Unser Onboarding-Paket: Alles für einen guten Start!
Onboarding-Paket
Auch remote ist die Freude über das Onboarding Paket groß.

Eine übersichtliche Onboarding-Checkliste, die individuell für jeden neuen Mitarbeitenden erstellt wird, unterstützt in den ersten Wochen mit einer Übersicht über die To-dos, die nach und nach abgehakt werden und durch den Onboarding-Prozess führen. Zudem hat sich auch bei der Scandio das Tutoren-System bewährt. Jede:r neue Scandianer:in bekommt eine:n persönliche:n Ansprechpartner:in zur Seite gestellt, der/die für alle Fragen zur Seite steht und den Newbie in das Projekt sowie in unsere Unternehmenskultur einführt. Corona hat uns gezeigt: Das funktioniert auch remote richtig gut! Da wir seit Kurzem auch wieder vermehrt in den Büros arbeiten, haben sich inzwischen sogar zwei Tutoren-Rollen herauskristallisiert: ein (remote) Projekt-Tutor und ein Vor-Ort Tutor, der am jeweiligen Standort für Fragen zur Verfügung steht.

Communication is Key

Bei einem schnellen Wachstum, und das auch noch über mehrere Standorte hinweg, muss jedes einzelne Onboarding umso sorgfältiger geplant werden. Checklisten müssen regelmäßig überarbeitet und Workflows an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Um herauszufinden, wie wir unseren Onboarding-Prozess optimieren können und wie es vor allem den Newbies dabei geht, fragen wir genau da nach, wo es am Wichtigsten ist: bei den neuen Mitarbeitenden selbst! Auch wenn sich unser Begrüßungs-Goodie in den letzten 2 Jahren zu einem umfangreichen Onboarding-Paket mit Trinkflasche, Handtuch, T-Shirt uvm. entwickelt hat, zeugt heutzutage die persönliche Ansprache und ein offenes Ohr für alle Anliegen der neuen Mitarbeitenden von deutlich mehr Wertschätzung.

ShipIt
Virtueller Treffpunkt: Unser Münchner Büro im „Workadventure"

Die Art, wie wir kommunizieren, hat sich durch die Folgen der Corona-Pandemie stark verändert. Durch den Wegfall der persönlichen Begegnung im Büro ist Kommunikation gerade jetzt so wichtig wie nie. Im Zuge der Digitalisierung haben sich jedoch viele neue Wege der Kommunikation eröffnet, die uns dabei helfen, die Beziehung zueinander nicht zu verlieren. Um unsere Newbies schnell mit anderen Scandianer:innen zu vernetzen, legen wir besonders viel Wert darauf, alle Informationen zu unseren Kommunikationskanälen leicht zugänglich zu machen. Slack-Channels, Google Meet, E-Mails, Confluence… Was benutze ich wann und wen erreiche ich damit? Da man sich unter Gleichgesinnten bekanntermaßen am wohlsten fühlt, gibt es bei uns u. A. einen #Newbies Slack-Channel, in dem sich die Neulinge untereinander zu allen Fragen (nicht nur) rund ums Onboarding austauschen können. Wer es noch interaktiver mag, kann sich in unserem virtuellen Büro im Workadventure auf einen Plausch treffen. Aber auch die „alten Hasen” können bei vielen neuen Gesichtern schnell den Überblick verlieren. Hier hat sich die Blog-Funktion in Confluence als nützlich erwiesen: Jede:r neue Scandianer:in erzählt in einem kurzen Vorstellungsblogpost über ihren/seinen Weg zur Scandio, Lieblings-Freizeitaktivitäten und anderes Wissenswerte zur Person.

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Man sieht also, es gibt eine Menge zu beachten um ein erfolgreiches (remote) Onboarding durchzuführen. Die vielen kleinen Schritte müssen gut dokumentiert und vorbereitet werden, um im Arbeitsalltag nicht den Überblick zu verlieren. Die Schlüsselwörter heißen hier: Wissensmanagement und Informationsaustausch. In erster Linie müssen die Newbies jederzeit die Informationen finden können, die sie für einen guten Start ins neue Arbeitsumfeld brauchen. Auch ein:e Tutor:in kann nicht rund um die Uhr verfügbar sein, daher sollte eine gut gepflegte Wissensdatenbank, wie sie z.B. Confluence von Atlassian bietet, vorhanden sein, die allen Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich ist. Besonders während der Corona-Pandemie ist unser Intranet zu einem zentralen Tool beim Onboarding geworden. In unserem Guide findet man alle relevanten Informationen, von unserer Organisationsstruktur und Arbeitsweise über Tools und Standorte bis hin zur Bedienung der Kaffeemaschine oder der Telefonnummer des Hausmeisters. Und das Beste daran: durch das Add-on Pathways Pro for Confluence kann man sich als Newbie bei uns einfach step by step durch eine virtuelle Onboarding-Tour klicken.

Learnings aus der Krise

Auch wenn wir durch das Wachstum der letzten Jahre und das remote Onboarding viel über unsere Kommunikation und Dokumentation von Prozessen gelernt haben, sind wir uns doch einig: Wir lieben das Miteinander im Büro viel zu sehr und werden auch in Zukunft sicher kein remote-first Unternehmen!

Allerdings konnten wir durch die Corona-Pandemie unsere soziale Interaktion über digitale Kanäle stärken und unsere Prozesse an vielen Stellen optimieren. Da ein erfolgreiches Onboarding erheblich zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden im Unternehmen beiträgt, befasst sich inzwischen eine eigene CoP (Community of Practice) allein mit diesem Thema. Sie holt dazu Feedback aus den Teams ein und hat stets ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge, welche dann auch direkt umgesetzt werden können. Denn: besser geht immer ;)

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