5 Tipps für eine effektivere Selbstorganisation

Die Kolleg:innen der Scandio teilen ihre Erfahrungen, wie Selbstorganisation im Berufsalltag gelingt. Unsere Tipps bringen mehr Fokus, Überblick und Motivation in deine Arbeit.

Verschiedenste Themen flattern munter auf die eigene To-do-Liste. Einige, nicht dringende Aufgaben, ploppen seit Wochen immer wieder auf und weigern sich, sich selbst zu erledigen oder obsolet zu werden. Nimmt man sich dann endlich einer solchen Sache an, wird man dauernd unterbrochen – nur, um am Ende doch wieder etwas anderes zu tun. Und manchmal kann man die innere Unlust einfach nicht überwinden, weil die Aufgabe wirklich zu langweilig erscheint.

Auch wir kennen diese Situationen. Die gute Nachricht: Die agile Expert:innen der Scandio haben in einem Workshop-Format gemeinsam mit einer bunt gemischten Gruppe an Kolleg:innen eine Reihe von Best Practices erarbeitet und Erfahrungswerte geteilt, wie eine effektivere Selbstorganisation gelingt. Bevor wir mit den Tipps starten aber eine kurze Erklärung, was Selbstorganisation eigentlich alles bedeuten kann.

Begriffsklärung: Das bedeutet Selbstorganisation

Selbstorganisation ist nicht gleichzusetzen mit einem gepflegten Terminkalender und einer schicken ToDo Liste. Vielmehr geht es um individuelle Strukturen, die helfen, Zeit, Verantwortung und Arbeit zu organisieren. Diese Strukturen können beispielsweise auf der Ebene einer Organisation bestehen um Hierarchien aufzubrechen. Aber auch innerhalb eines Teams kann es sehr sinnvoll sein, selbstorganisiert gemeinsame Vorgehensweisen zu erarbeiten.

Auf individueller Ebene bedeutet Selbstorganisation ebenfalls die strukturierte Organisation des eigenen Arbeitsalltags –  die Vorgehensweisen und Inhalte unterscheiden sich jedoch teilweise deutlich. Die nachfolgenden Tipps beziehen sich auf diese individuelle Ebene.

Tipp 1: Überblick erhalten

Oft reicht die schiere Anzahl an Aufgaben, dass man "blindlings" mit dem erstbesten To-do beginnt. Versuche das zu vermeiden und verschaffe dir stattdessen einen Überblick:

• 📝 direkt morgens oder am Abend des vorherigen Arbeitstages eine Aufgabenliste erstellen und priorisieren
• ⏱️ regelmäßig Zeit für die Pflege der Aufgabenliste einplanen (sollte der Pflegeaufwand zu hoch erscheinen, gibt es wohl ein grundlegendes Problem und eine andere Methode muss her)

Tipp 2: Unwichtiges weglassen

Die eigene Arbeit soll dich erfüllen und auf die ein oder andere Weise zum Unternehmenserfolg beitragen. Das heißt aber nicht, dass jede Aufgabe oder jeder "Wunsch" von Kolleg:innen und Führungskräften von dir erfüllt werden muss.

• ❌ lerne "nein" zu sagen, wenn die eigene Kapazität erreicht ist
• 👐 delegiere Aufgaben
• ☑️ Stop starting, Start finishing: Nicht (zu) viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig anfangen; stattdessen den Fokus auf möglichst eine Aufgabe legen und diese dann komplett fertig machen

Tipp 3: Fokus schaffen

Ein Arbeitstag ist schneller um als man denkt: Hier ein Meeting, da ein Call und zwischendrin das Mittagessen mit Kolleg:innen, aus dem neue Aufgaben entstehen. Wann soll man da Themen eigentlichen umsetzen und To-dos abarbeiten?  Die Antwort: Schaffe dir Fokuszeiten.

• 🕑 Fokuszeit reservieren (z.B. 2x am Tag je eine Stunde Fokuszeit, ohne Calls und Messenger Notifications)
• 🔋 die eigenen produktiven Tageszeiten kennen und nutzen:
  → produktive Phase = Fokuszeit (häufig morgens & vormittags)
  → weniger produktive Phase = Meetings (häufig nachmittags nach dem Mittagessen)
• 📧 Mails nur noch 2x am Tag öffnen und eine Vereinbarung treffen, in welchem Zeitfenster auf Anfragen reagiert werden kann
• 🍅 wenn die Konzentration fehlt, kann es helfen eine Methode zum Zeitmanagement zu nutzen, beispielsweise die Pomodoro-Technik

Tipp 4: Motivation erhalten & Aufgaben anpacken

Jede:r hat sie, die ein oder andere ungeliebte Aufgabe, die man auf die lange Bank schiebt. Wir sagen, nichts da. Stell dich der Herausforderung, eat that frog - und gönne dir nach getaner Arbeit eine kleine Belohnung.

• 🐸 Eat that frog! Direkt bei der Priorisierung der Aufgaben herausfinden, welche Aufgabe am dringendsten und auch am unangenehmsten ist – und sie direkt an die erste Stelle der Liste setzen und am besten direkt am Morgen erledigen. Das kann dir gleich am Morgen einen Motivationskick bescheren.
• 👯🏻‍♀️ die ungeliebte Aufgabe mit jemandem zusammen erledigen
• ⚗️die Aufgabe genauer analysieren, um herauszufinden was an ihr genau  unangenehm ist
• 👈 vielleicht bearbeitet die selbe Person zu oft die gleichen Aufgaben, dann sollte sie besser im Team verteilt werden
• 🧁 sich nach der erfolgreichen Erledigung selbst belohnen, zum Beispiel mit Kaffee/ Kuchen (natürlich nur ab und zu bei absoluten Motivationskillern 😉)

Tipp 5: Context Switches sinnvoll gestalten

Die eigene To-do-Liste besteht häufig aus vielen sehr verschiedenen Aufgaben, die sich in voneinander unabhängigen Kontexten bewegen. Entsprechend muss während des Abarbeitens der Liste immer wieder in einen neuen Kontext gewechselt beziehungsweise "geswitched" werden. Dieses ständige Eindenken in ein neues Thema kann mitunter ganz schön anstrengend sein. Daher empfehlen wir:

• 🍴/🎧 Nach einem Meeting oder Mittagspause eine Aufgabe mit einem anderen Kontext beginnen
• ⏸️ Kontext switchen am besten dann, wenn man sowieso schon unterbrochen wurde

Wie sieht Selbstorganisation in der Praxis aus?

Um zu verdeutlichen, was die genannten Tipps im Alltag bedeuten, ziehen wir ein einfaches Beispiel heran: Wir sollen einen Blogpost schreiben.

1. Nein sagen: Ist das Thema wirklich relevant? Falls nein, dann muss der Blogpost vielleicht auch gar nicht geschrieben werden und die Arbeitszeit ist für eine andere Aufgabe besser eingesetzt.
2. Superkleine Schritte definieren, nach deren Beendigung man trotzdem einen Fortschritt sieht: Eine Überschrift finden, die grobe Artikelstruktur schreiben, einzelne Absätze ausarbeiten, Bilder suchen,...
3. Kleine Belohnungen nach jedem Schritt: Spezi in der Küche, wenn das Textgerüst geschrieben ist oder fünf Minuten auf dem Balkon die Sonne genießen, etc.
4. Perfektionismus ausschalten: Das Aufmacherbild muss nicht das allerbeste, allerlustigste sein. Besser "nur" ein gutes Bild, statt den Artikel nie zu veröffentlichen.
5. Unterstützung holen, um sich gegenseitig zu motivieren: "Leidenspartner:in" suchen und den Blogpost mit jemandem zusammen schreiben.
6. Deadline setzen und kommunizieren: Anderen den Blogpost ankündigen.
7. Aufgabe als erste Handlung am Arbeitstag erledigen: Den Blogpost noch vor dem Daily schreiben.

Fazit

Für das Gelingen von Selbstorganisation ist Eigenmotivation ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wenn dann noch ein guter Überblick besteht, Fokus geschaffen werden kann und das Arbeiten an verschiedenen Aufgaben sinnvoll gestaltet wird, sollte einem selbstorganisierten Arbeitsalltag nichts mehr im Wege stehen!