Traditionsunternehmen GRANDEL setzt auf die Atlassian-Cloud

Das Augsburger Traditionsunternehmen GRANDEL ist international für seine Premium Beauty- und Health-Produkte bekannt. Gegründet 1947 und mittlerweile in mehr als 50 Ländern vertreten, ist das Unternehmen bestes Beispiel für die Stärken des Deutschen Mittelstands: Als unabhängiges Familienunternehmen vereint GRANDEL Erfahrung und Innovation.

Diese erfolgreiche Kombination bewahrheitet sich beim prämierten Produktportfolio, setzt sich bei Forschung und Entwicklung sowie der Produktion am Stammsitz in Augsburg fort – und zeigt sich auch in der Unternehmens-IT: Bereits 2018 hat sich das Team um Peter König, CIO bei GRANDEL, dazu entschieden, mit Confluence und Jira zwei Lösungen von Atlassian für Entwicklung, Organisation und Zusammenarbeit einzusetzen.

2021 erfolgt gemeinsam mit der Scandio der nächste große Schritt, um das Unternehmen zukunftssicher zu machen: Die Migration der Atlassian-Lösungen vom Server in die Cloud.

Die Herausforderung

Das Unternehmen GRANDEL arbeitet seit 2018 mit Jira Software und Confluence, bereits damals wurden die Instanzen von der Scandio eingeführt. Jira als Entwicklungstool für agile Teams findet dabei primär in der IT-Abteilung von GRANDEL Einsatz, während Confluence als digitaler Arbeitsbereich für Wissens-Management und teamübergreifende Zusammenarbeit unternehmensweit von allen Fachabteilungen genutzt wird.

Das Hosting der Lösungen auf Servern durch GRANDEL war spätestens 2021 jedoch ein Aspekt, der nicht mehr nur Vorteile für das Augsburger Unternehmen mit sich brachte: Vor allem die Operations-Kosten haben die Effizienz des IT-Teams von GRANDEL deutlich eingeschränkt. War damit die Migration in die Cloud automatisch entschieden? Bei weitem nicht. Und so sind die Consultants der Scandio in einem ersten Schritt auf Peter König, CIO bei GRANDEL, und sein Team zugegangen und gemeinsam hat man sowohl Cloud als auch Data Center als Server-Alternativen bewertet und gegeneinander abgewogen. Schließlich entschied man sich für eine Migration in die Atlassian-Cloud, die im Vergleich sowohl hinsichtlich des Preises als auch der Skalierbarkeit überzeugt hat.

Der Aufwand für die Cloud-Migration ließ sich dabei initial nicht klar einschätzen. So sollten nicht nur Jira und Confluence, sondern auch zahlreiche bereits vorhandene Plug-ins von Drittanbietern migriert werden, was eine zusätzliche Herausforderung bedeutete. Grund dafür ist, dass sich App-Verfügbarkeit und -Funktionsumfang zwischen Server und Cloud unterscheiden können.

Der Migrationsaufwand entsteht vor allem dadurch, dass jede App einzeln evaluiert werden muss und, dass viele Altdaten und Konfigurationen der Plug-ins nicht automatisch durch den Atlassian Migration Assistent übernommen, sondern manuell nachbearbeitet werden müssen. Aus diesem Grund wurden die Consultants der Scandio, im Vorfeld zur eigentlichen Migration, mit einer Evaluierung der einzelnen Plug-ins beauftragt.

Weitere Aspekte mit großer Relevanz für das IT-Team von GRANDEL waren die Themen Security, beispielsweise 2-Faktor-Authentifizierung und Passwort Policy, sowie Datenschutz beziehungsweise Data Residency. Die Daten bzw. die Cloud selbst sollte(n) in Europa verortet sein, Plug-ins galt es in Hinblick auf Datenschutz zu prüfen. Auch hier konnten die Consultants der Scandio beratend (keine Rechtsberatung) zur Seite stehen.

"Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung von GRANDEL war für mich wesentlicher Erfolgsfaktor dieses Consulting-Projekts. Auch deshalb konnten wir GRANDEL zügig in die Atlassian-Cloud migrieren und auch technisch komplexe Anforderungen meistern."

Nina Eickeler, IT Consultant und Projektverantwortliche auf Seiten der Scandio

Die Lösung

Vorbereitung

Die ursprüngliche, Server-gehostete Konfiguration von Confluence und Jira beinhaltete insgesamt 18 Apps. Entsprechend überprüften die Consultants der Scandio im ersten Schritt die Verfügbarkeiten dieser Plug-ins auch in der Cloud, die Resultate wurden in Form eines Proof of Concept zusammengefasst. Im Ergebnis wurde deutlich, dass ein Teil der Apps ohne Probleme auch als Cloud-Version vorliegt, ein Teil allerdings nicht. Zur Lösung setzte das Projektteam auf verschiedene Ansätze:

• Die Funktion der App wird bereits standardmäßig von Jira- bzw. Confluence-Cloud abgedeckt, es braucht also kein extra Plug-in.
• Eine alternative App kann die Funktion in der Cloud erfüllen.
• Die App ist für die Cloud nicht relevant.

Vereinzelt konnte das Fehlen einer App-Alternative in der Cloud durch manuellen Mehraufwand kompensiert werden. So wurden Startseiten in Confluence durch das Scandio-Team manuell angelegt, da das Plug-in Lively Theme nicht als Cloud-Version verfügbar und eine technische Alternative nicht umsetzbar war. Durch Kombination all dieser Maßnahmen konnte eine Lösung für knapp 80 Prozent aller Apps gefunden werden. Für vier Plug-ins ist aktuell keine Cloud-Version oder technische Alternative verfügbar, wobei die Anzahl an Apps im Marketplace stetig weiterwächst. Generell empfiehlt sich als Erfolgsfaktor für eine möglichst fehlerfreie Migration – und um den Migrationsaufwand effizient zu gestalten – zunächst die Bereinigung von nicht benötigten Plug-ins und auch Daten.

Nach Überprüfung der Plug-ins wurden im Zuge einer Testmigration ausgewählte Confluence-Spaces migriert. So konnte das Team die geplante Migrationsstrategie prüfen und sehen, in welchem Maße Nachbearbeitungen anfallen. Einen Teil der Testmigration stellte außerdem die Durchführung von User Acceptance Testing (UAT) dar. Dazu gehörte unter anderem eine Schulung für Power User, die Confluence an relevanter Stelle intensiv nutzen; mehrere Fragerunden zur Cloud und ausgiebiges Testen bzw. Replizieren alltäglicher Aufgaben durch die Endanwender:innen. So konnte sichergestellt werden, dass die Anwendungen wie gewünscht und erwartet funktionieren.

Auf Basis der Testmigration wurde außerdem eine Schritt-für-Schritt-Checkliste in Form eines Runbooks erstellt, um Zeitplan und Verantwortlichkeiten für die finale Live-Migration zu fixieren.

Migration

Aufbauend auf dieser sehr umfassenden Vorarbeit lief die Live-Migration selbst zügig und problemlos: Unter Nutzung des zuvor erstellten Runbooks (das Schritt für Schritt durch die Migration führte) und des Migration Tools von Atlassian führten die Scandio Consultants eine "Lift and Shift" Migration durch – d.h. alle Elemente wurden auf einmal in die Cloud migriert:

• Donnerstagfrüh: das System bei GRANDEL wird auf read-only gesetzt, die Migration anschließend automatisch durchgeführt
• Donnerstag & Freitag: Durchführung von Nacharbeiten und Anpassungen
• Montag: die Jira- und Confluence-Cloud gehen offiziell in Nutzung

Die Atlassian-Cloud wird in einer AWS-Umgebung betrieben, wobei Informationen wie Jira Issues und Confluence-Seiten im Fall von GRANDEL ausschließlich in Europa gespeichert werden. Diese Wahl der Datenresidenz war ein für GRANDEL wichtiger Punkt.

Nachbereitung

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Migration, welcher durch entsprechende Tests eingehend überprüft wurde, konnten die User auf das neue System weitergeleitet werden. Dabei wurde auf ein umfassendes und einfach verfügbares Aftercare Wert gelegt: So erstellten die Berater:innen der Scandio eine Reihe von Schulungsvideos und standen in Fragestunden und ähnlichen Formaten zur Verfügung. Power-User erhielten zudem bereits vor der Migration eine Admin-Schulung.

Das Projekt und Ergebnis

Ein zentraler Vorteil der Cloud ist der Wegfall von Operations-Aufwand bzw. -Kosten. Hat GRANDEL für das Betreiben des Servers mit Confluence und Jira in der Vergangenheit noch die Scandio beauftragt, übernimmt nun Atlassian direkt die Cloud-Operations-Aufgaben. Das spart Geld, das sinnvoll an anderer Stelle investiert werden kann.

„Der Weg in die Cloud ist bei einem maßgeblichen Teil unserer Anwendungs-Landschaft vorgezeichnet. Für uns als mittelständisches Unternehmen war es eine weitere wichtige Erfahrung in der Vernetzung von Cloud, Multi-Cloud und von On-Promise-Applikationen. Das Projekt der Cloud-Migration wurde von Scandio professionell gemanaged und umgesetzt. Danke dafür. Aus Sicht des Anwenders war der Schritt in die Cloud von der Herausforderung her überschaubar und kleiner als gedacht - dank der wichtigen und professionellen Begleitung durch Scandio und des Grandel-internen Projekt-Teams.“

Peter König, Leiter IT und Organisation bei GRANDEL

Auch in den Bereichen Sicherheit und Zuverlässigkeit, Verwaltung sowie Updates und Flexibilität profitiert das Unternehmen durch den Schritt in die Cloud:

• Sicherheit ist fest in die Cloud-Produkte, Infrastruktur und Prozesse von Atlassian integriert. So sichert Atlassian beispielsweise den Zugriff auf sein Unternehmensnetzwerk, interne Anwendungen und Cloudumgebungen mit dem Zero-Trust-Konzept ab. Eine klare Passwort-Policy und die Möglichkeit für User, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten gehören ebenfalls zu den Cloud-Vorteilen für GRANDEL.
• Zuverlässigkeit: Atlassian-Produkte sind für eine hohe Leistung und Verfügbarkeit konzipiert und werden auf branchenführender AWS-Infrastruktur gehostet. Konkret bedeutet das, dass Nutzer:innen jederzeit hinzugefügt und stets nach Bedarf skaliert werden kann. Gleichzeitig sorgen Redundanz auf mehreren Ebenen und weitere Maßnahmen für zuverlässige Verfügbarkeit und minimierte Downtime bei Updates.
• Updates & Features: Confluence und Jira sind immer auf dem neuesten Stand. Außerdem besteht die Möglichkeit, Beta-Versionen von Atlassian-Lösungen vor Livegang zu testen.

Neben diesen Benefits, von denen sicherlich primär das IT-Team profitiert, ergeben sich auch für die allgemeinen User bei GRANDEL Vorteile – allerdings gehen die Änderungen bewusst vor allem in eine Richtung: Denn während Features wie der Confluence Editor in der Cloud gerade den Endanwender: innen deutlich mehr Möglichkeiten bieten, sind die User Interfaces der neuen Cloud-Lösungen optisch am Design der vertrauten Server-Anwendungen ausgerichtet. Das hat den Mitarbeitenden von Anfang an ein gewohntes Arbeiten auch in der Cloud ermöglicht.

Zur Umsetzung der Migration stellte die Scandio drei Consultants, die zum Projektauftakt vom Licence-Team der Scandio begleitet wurden. Letzteres half GRANDEL bei der Wahl des passenden Lizenzmodells und unterstütze beim Upgrade der bestehenden Serverlizenzen auf die entsprechende Cloud-Variante. Das komplette Migrationsprojekt – vom ersten Kick-off-Meeting bis zur eingerichteten Cloud – wurde in knapp 6 Monaten durchgeführt.

Neben der technischen Expertise und einer detaillierten Vorbereitung war sicherlich auch der enge Austausch zwischen den Teams der Scandio und GRANDEL ein wichtiger Erfolgsfaktor. Gute Erreichbarkeit und Kommunikation auf beiden Seiten sorgten dafür, dass auch für technisch fordernde Themen eine Lösung gefunden werden konnte. Im Ergebnis arbeiten und profitieren alle knapp 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei GRANDEL in und von der Atlassian-Cloud.

Über GRANDEL

Das Beauty-Unternehmen GRANDEL wurde 1947 in Augsburg gegründet und ist heute international für seine Premium Beauty- und Health-Produkte made in Germany bekannt. Als Familienunternehmen in dritter Generation setzt GRANDEL auf eigene Laboratorien, eigene Produktion und Logistik sowie eine eigene Außendienstorganisation. Durch beständige Innovation kann das Unternehmen mit rund 50 Produktneuheiten im Jahr überzeugen. Derzeit beschäftigt GRANDEL rund 250 Mitarbeitende und hat 2021 einen Nettoumsatz von 49 Mio € erwirtschaftet. | www.grandel.de