Ein Vergleich - Slack und MS Teams unter der Lupe

Microsoft Teams und Slack sind derzeit die größten Konkurrenten auf dem Markt der technologischen Lösungen für Kommunikation und Kollaboration. Viele Unternehmen, die bereits Office 365 nutzen, finden es vielleicht schwer zu rechtfertigen, für eine zusätzliche Lizenz zu zahlen, wenn Teams in den Kosten für Office 365 bereits enthalten ist. Doch in welchen Punkten unterscheidet sich MS Teams von Slack? Wann sollte man sich zwischen den Tools entscheiden und wann ist eine Co-Existenz sinnvoll?

Die Architektur

Der Sinn eines modernen Kommunikationstools sollte klar sein: reibungslose und übergreifende Kommunikation innerhalb und außerhalb der Unternehmensstruktur und das ganz ohne Email-Flut. Aber auch automatisierte Workflows und die nahtlose Integrationen der anderen genutzten Lösungen sollten zur Grundausrüstung gehören.

Slack bietet hierfür eine flexible, Channel-basierte Architektur, welche unabhängig von bestehenden Anwendungen verwendet werden kann und auch ohne weitere Applikationen auskommt. Ein “Channel” kann von jedem:r Nutzer:in für ein bestimmtes Thema erstellt werden. Das Gute daran: nur Kolleg:innen, die an diesem Thema beteiligt sind, bekommen Benachrichtigungen und können an der Unterhaltung teilnehmen. Dennoch können alle User durch die Suchfunktion auf die Inhalte anderer Channels zugreifen, sofern diese öffentlich bzw. freigegeben sind, wodurch eine schnelle Informationsverfügbarkeit gewährleistet werden kann. Die Anzahl an Channels sowie die Mitglieder innerhalb eines Channels sind hier unbegrenzt.

Die Kommunikation in Slack sollte bevorzugt in Channels statt in 1:1-Chats stattfinden, damit der Nutzen der Anwendung voll ausgeschöpft werden kann. Damit kann eine hochflexible Umgebung geschaffen werden, um ein Projekt im Team, in der Abteilung, im gesamten Unternehmen oder auch unternehmensübergreifend erfolgreich ans Ziel zu bringen.

Microsoft Teams basiert auf einer älteren Technologiestruktur, wodurch sich einige Nachteile gegenüber Slack ergeben. Aufgesetzt auf Skype for Business und Share Point, welche durch das Nutzen von Office 365 Groups lose miteinander verbunden sind, kann MS Teams nicht als einheitliches, übergreifendes Tool fungieren. Durch die bestehende Architektur entsteht ebenfalls eine Benutzerschnittstelle, indem jedes gebildete Team zu einer Office 365 Group wird.

Ein bedeutender Nachteil von Teams besteht zudem in der Erstellung neuer Features für häufige Anwendungsfälle. So benötigte Microsoft beispielsweise für die Entwicklung von privaten Kanälen eine vergleichbar lange Zeitspanne.

Eine integrative Plattform

Slack bietet die Möglichkeit, mit einer großen Bandbreite an intern und extern entwickelten Tools zu interagieren, um die Nutzung entsprechend Ihren unternehmerischen Bedürfnissen anzupassen. Die Plattform mit robustem System macht die Integration zahlreicher Apps auch für Business User leicht durchführbar. Damit einhergehend können mit Slack die Microsoft 365 Instrumente, die Google Apps, Salesforce Anwendungen oder die Atlassian Produkte integrativ genutzt werden. Insgesamt gibt es über 2300 Apps im sogenannten App Directory, dem App Store von Slack, und es wurden bereits über 700.000 benutzerdefinierte Apps erstellt. Im Vergleich bietet Microsoft Teams lediglich 300 zu integrierende Dienste an.

Auch die Scandio entwickelte bereits eine benutzerdefinierte App für Slack, welche inzwischen im dauerhaften Einsatz ist: “Estado” wird als Location-Tracker für die Mitarbeitenden der Scandio verwendet. Dies funktioniert über eine Schnittstelle zwischen dem Confluence der Scandio und Slack. Durch das Schreiben der Befehle wie z.B. “/ho” (home office) oder “/biomuc” (back in office München) in den Estado-Channel wird in einem Confluence Widget auf unserer Startseite eine Übersicht über den Aufenthaltsort der Kollegi:innen angezeigt. Praktisch!

Oftmals werden MS Teams und Slack auch parallel genutzt. Diese Co-Existenz bringt besonders viel, wenn Slack einen weiteren Mehrwert für das bereits getätigte Office 365 Investment darstellt. Es ist festzustellen, dass die Mehrheit der Top 100 Kunden von Slack ebenfalls Office 365 Kunden sind und die ausgezeichneten Integrationsmöglichkeiten für die vorhandenen Microsoft Tools nutzt. Beispielsweise können Outlook E-Mails einfach in den jeweiligen Slack Channel oder in die direkte Kommunikation gesendet werden.

Wann es sinnvoll sein kann, MS Teams gegen Slack zu tauschen

Oft wird MS Teams in Unternehmen genutzt, die bereits den Office 365 Stack nutzen, da dieses darin als kostenlose Integration verfügbar ist. Was jedoch nicht heißt, dass dadurch eine reibungslose Anwendung gewährleistet wird. Oft muss nachgerüstet werden, um die Akzeptanz zu steigern und die Nutzungserfahrung zu bessern, was in größeren Unternehmen letzten Endes wieder zu hohen Kosten führen kann.

Dabei kann man sich die Frage stellen: “Welches einzelne Kollaborations-Tool kann die Anforderungen unseres Unternehmens erfüllen?”

Ein Kollaborations-Tool funktioniert nämlich nur im vollen Umfang, wenn es von allen gleichermaßen genutzt wird. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter:innen, die Slack benutzen, mehr Unterhaltungen führen und mehr Aktionen veranlassen, als in MS Teams. Letztendlich sind Slack-User deutlich aktiver in ihrer Kommunikation als in MS Teams.

Vorteile von Slack gegenüber MS Teams für ihre Organisation:

• Skalierbarkeit zur Anbindung der gesamten Organisation
• Ein Werkzeug, das sowohl technische als auch nicht-technische Teams gern nutzen
• Verbesserte Transparenz für eine reibungslose, funktionsübergreifende Zusammenarbeit
• Kompatibilität mit Tools wie Zoom und Service Now, sowie mit Atlassian und Salesforce Produkten

Slack besticht durch Pluspunkte im Bezug auf Umfang, Engagement und Plattformtiefe. Außerdem eröffnet es Mitarbeitenden neue Möglichkeiten, das Unternehmen voranzubringen, z. B. durch:

• Erhöhte Sichtbarkeit der Führung: Q&A-Kanäle mit der Unternehmensführung erstrecken sich über das gesamte Unternehmen und helfen Mitarbeiter:innen, in Kontakt zu bleiben.
• Schnellere Lösung von Problemen durch offene, transparente Kanäle und Teilnahme von mehreren Personen an der Fehlerbehebung eines kritischen Problems.
• Kommunikation mit externen Partneragenturen: In gemeinsamen Channels kann das Team direkt mit seinen Kreativagenturen über Slack kommunizieren.

Eine Frage der Größe

Das Pro oder Contra für ein Tool hängt hier, wie so oft, vom Use Case und der Größe des Unternehmens ab.

Microsoft Teams ist nur eine von mehreren Applikationen aus der Microsoft Suite, welche benötigt wird, um innerhalb und außerhalb der Organisation zu kommunizieren. Dies führt oft zu Verwirrung beim Nutzer, welches Tool wann genutzt werden soll und mit welcher App die Kommunikation in Gang gesetzt werden kann. Slack hingegen ist es egal, ob mit dem eigenen Team, den Kunden oder firmenintern kommuniziert wird - Slack wurde für die übergreifende Zusammenarbeit entwickelt. Dabei müssen keine Entscheidungen mehr getroffen werden, wo kommuniziert wird.

Slack berücksichtigt die Unternehmensgröße und Struktur, besonders von Konzernen, und unterstützt aktiv die Zusammenarbeit in der Organisation. Microsoft Teams ist besonders limitiert, was den Umfang der Teams angeht, wodurch folglich eine Aufteilung stattfinden muss. Oftmals können die Einschränkungen nur durch die Erstellung neuer Teams überwunden werden. Mit Slack können bis zu 250.000 User in einem Workspace zusammenarbeiten und sich in unbegrenzt vielen Channels organisieren. Außerdem besteht ebenfalls keine Begrenzung für die Erstellung von Workspaces und auch die Mitglieder pro Channel sind nicht begrenzt.

Slack vs. Teams - und nun?

Zunächst sollten die Tools vielleicht weniger als Konkurrenten gesehen werden, sondern als zwei Optionen, welche sich ebenfalls ausgezeichnet gegenseitig ergänzen. Die Entscheidung, wie und in welchem Umfang der Einsatz der Tools erfolgt, sollte unter Betrachtung des jeweiligen Use Case geschehen und keinesfalls leichtfertig getroffen werden. Denn insgesamt handelt es sich um eine strategische Entscheidung, welche die Kommunikation und Kollaboration der gesamten Organisation stark beeinflusst.

Grundsätzlich ist bei der Gegenüberstellung jedoch folgendes festzuhalten: MS Teams punktet mit einem enormen Leistungsumfang, der zudem für Firmen, die bereits auf Office 365 setzen, ohne weitere Kosten zur Verfügung steht. Doch auch Gratis-Nutzer:innen müssen nur wenige Einschränkungen hinnehmen. Der Schwerpunkt von Microsoft Teams liegt eindeutig im Bereich von Video-Konferenzlösungen. Slack hingegen bietet hier nur eine beschränkte eigene Funktion und integriert stattdessen lieber Tools von spezialisierten Firmen wie Google, Zoom oder Cisco Webex. Bei Slack kann hier aber auch auf eine Verknüpfung mit der Microsoft Teams Video-Lösung zurückgegriffen werden. Außerdem besticht es durch die enormen Integrationsmöglichkeiten anderer Anwendungen und kommt zudem im frischeren Design daher. Slack`s Mission besteht vor allem in der Steigerung der Effizienz von Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und mit deren Partnerunternehmen.

Gibt es noch keine Präferenz zur Nutzung der Produkte, empfiehlt sich erstmal eine kostenlose Testphase. Dank der gut nutzbaren, freien Versionen ist es so leicht möglich, herauszufinden, welches Tool am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Für den Wechsel auf eine Bezahl-Version bieten beide Programme ein nahtloses Upgrade. Um den Nutzen der Tools jedoch voll ausschöpfen zu können, bietet es sich immer an, auch erfahrene Berater:innen mit in den Onboarding Prozess der Plattform einzubeziehen. Hierbei steht Ihnen die Scandio sehr gern zur Verfügung!