Jira Cloud Migration bei der Landbell Group

Die Herausforderung

Die Firma Landbell arbeitet schon seit einiger Zeit mit einer Jira Server Instanz (200 User) und entschied sich für eine Migration in die Cloud inklusive Integration einer vorhandenen Bitbucket Cloud Instanz. Da der Aufwand einer Migration noch unklar war, wurde die Scandio mit den notwendigen Überprüfungen auf System-, Datenbank- und Konfigurationsebene, sowie mit der anschließenden Migration beauftragt. Der Erfolg einer Migration hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Anzahl der Nutzer, der Anbindung eines Active Directories und dem Grad der Anpassung, welche von den Consultants der Scandio zuvor evaluiert und ausgewertet wurden.

Die Migration der bereits vorhandenen Plug-ins stellte zudem eine besondere Herausforderung dar, da sich der Funktionsumfang zwischen Server und Cloud unterscheiden kann, weshalb im Vorfeld eine Evaluierung der einzelnen Plug-ins vorgenommen werden musste. Der Migrationsaufwand entsteht vor allem dadurch, dass viele Altdaten und Konfigurationen der Plug-ins nicht automatisch durch den Atlassian Migration Assistent übernommen werden und manuell nachbearbeitet werden müssen. Daher musste im Vorfeld ein Plan erarbeitet werden, welche Plug-ins migriert werden können und anschließend ein Proof of Concepts durchgeführt werden. Letztendlich stellte sich hier einzig Tempo Timesheets als eine etwas größere Herausforderung dar, die aber durch die vorhergehende Planung gut behandelt werden konnte.

Auch beim Thema Datenschutz in der Cloud konnten unsere Consultants beratend (keine Rechtsberatung) zur Seite stehen und bei der von Landbell selbst durchgeführten Datenschutzfolgeabschätzung unterstützen. Des Weiteren sollte ein von Landbell selbst programmiertes Kundenportal mit eigenem Ticketsystem in die Cloud migriert werden, sowie eine Azure Active Directory Anbindung mittels Single Sign on hergestellt werden.

Die Lösung

Für eine möglichst fehlerfreie Migration und um den Migrationsaufwand überschaubar zu halten, empfiehlt sich zunächst die Bereinigung von nicht benötigten Daten. Im Rahmen eines Proof of Concepts wurden zunächst nur einige Jira Projekte migriert, um die geplante Migrationsstrategie zu prüfen. Die Auswahl der Jira Projekte wurde dabei besonders anhand der eingesetzten Plug-ins vorgenommen, um hier eine besonders valide Aufwandsschätzung zu erreichen. Hierfür hielt sich die Scandio an die von Atlassian vorgegeben Migrationspfade und ergänzte diese mit aus der Vergangenheit hervorgegangen Best Practices. Einen Teil der Testmigration stellte die Durchführung von User Acceptance Testing (UAT) dar, damit Endbenutzer alltägliche Aufgaben replizieren und sicherstellen können, dass diese wie erwartet funktionieren. Im Verlauf der Testmigration konnten außerdem noch spezifische Probleme nachbearbeitet und Änderungen bei der Synchronisation vorgenommen werden.

Während dem Ablauf der Testmigration wurde ein Runbook bzw. eine Schritt-für-Schritt-Checkliste zusammengestellt, in der ein Zeitplan und Verantwortlichkeiten festgehalten wurden. Zusätzlich zum Runbook wurde ein Plan zur Schadensbegrenzung erstellt, um im Falle von Komplikationen einen Rollback vollziehen zu können. Am Tag der Migration kam dann das erwähnte Runbook zum Einsatz, welches Schritt für Schritt durch die Migration führte. Nach erfolgreichem Abschluss der Migration, welcher durch entsprechende Tests eingehend überprüft wurde, konnten die Nutzer auf das neue System weitergeleitet werden und erhielten zusätzlich eine Admin-Schulung durch die Berater:innen der Scandio.

Auch die Integration der existierenden Bitbucket Cloud sowie die Anbindung der hauseigenen Service Desk Webapplikation verliefen unproblematisch. Die Entwickler:innen der Scandio nahmen entsprechende Anpassungen an der Software vor und werden auch in Zukunft bei der Weiterentwicklung des Systems unterstützen.

Das Projekt

Die Scandio stellte drei Consultants für das Migrations-Projekt zur Verfügung, welches in einem überschaubaren Zeitraum, vom initialen Meeting bis zum Projektabschluss, durchgeführt wurde. Allgemein hängt der zeitliche Aufwand einer Migration immer von der Anzahl der zu migrierenden Apps ab, da hier jede App einzeln evaluiert werden muss. In diesem Fall war nur die Migration von Tempo Timesheets mit etwas mehr Planung verbunden.

Das License-Team der Scandio half außerdem bei der Wahl des passenden Lizenzmodells und unterstütze beim Upgrade der bestehenden Server Lizenzen auf die entsprechende Cloud-Variante.

About Landbell

Die Landbell Group ist führender Anbieter von Service- und Beratungsdienstleistungen für internationale Umwelt- und Chemikalien-Compliance. Seit 1995 unterstützt das Unternehmen inzwischen 25.000 Kunden in mehr als 40 Ländern dabei, ihre erweiterte Herstellerverantwortung (Extended Producer Responsibility, EPR) sowie weitere produkt- und verpackungsbezogene Anforderungen umzusetzen. Darüber hinaus steht Landbell Herstellern und Händlern als kompetenter Partner auf dem Weg in die Kreislaufwirtschaft (Circular Economy) zur Seite.