Atlassian App-Spotlight - Timesheets, Planner und Budgets von Tempo

Mit mehr als 4.000 verfügbaren 3rd party-Apps bietet der Atlassian Marketplace ein enormes Maß an Möglichkeiten zur individuellen Erweiterung der Atlassian Produkte. Die IT-Experten der Scandio helfen bei der Auswahl der besten Apps und geben Orientierung, welche Anwendungen sich im Praxiseinsatz bewährt haben.

Diesmal erklärt unser Digital Solutions Consultant Jarek, was er an den Tempo-Apps für Jira schätzt, warum er sie in Kundenprojekten einsetzt und auf welche Lösung auch die Scandio zurückgreift. Jarek arbeitet seit 13 Jahren in der IT und berät Unternehmen über zahleiche Branchen und Industrien hinweg, vom Mittelstandsunternehmen bis zum Großkonzern.

Die Lösungen von Tempo ermöglichen Zeiterfassung und -management in Jira Software. Unter einer Produktsuite fasst das Unternehmen eine Reihe an Apps zusammen, wobei ich selbst die meiste Erfahrung mit Tempo Planner, Tempo Timesheets sowie Tempo Budgets habe. Auf diese drei Apps möchte ich mich daher fokussieren.

Ganz generell unterstütze ich als IT Consultant Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Organisation und Prozesse. Konkret heißt das, dass ich die bestehenden Systeme eines Unternehmens analysiere, bei der Auswahl der passenden Tools berate und sowohl die (Neu-)Implementierung als auch die Cloud-Migration begleite. In diesem Kontext arbeite ich auch mit den genannten Tempo-Apps. Das kann bedeuten, dass der Kunde bereits über eine bestehende Konfiguration verfügt und diese von der Scandio angepasst wird, um fehlende Funktionalitäten ergänzt wird oder die Lösung komplett neu eingeführt werden soll.

Alle Tempo Apps haben gemeinsam, dass sie Jira Software von Atlassian um neue Funktionen und Features erweitert. Aber was können Timesheets, Planner und Budgets ganz konkret und inwieweit unterscheiden bzw. ergänzen sie sich?

Funktionalitäten von Tempo Timesheets, Planner und Budgets

Tempo Timesheets ermöglicht - der Name lässt es vermuten - die Zeiterfassung in Jira; und das auch automatisiert. Mit der App können User über die aufgewendete Zeit von Ressourcen, Projekten, Abteilungen und mehr berichten. Was naheliegend klingt, ist nicht zu unterschätzen: Denn auch wenn der Wettbewerb mit anderen Zeiterfassungs-Tools sicherlich hoch ist, zeichnen gerade die vielen Reporting-Konfigurationsoptionen die Lösung von Tempo aus. Ein weiterer Vorteil ist das Zusammenspiel von Jira und Tempo als Single Point of Truth. Anwender:innen können beispielsweise Berichtergebnisse filtern, Daten den eigenen Anforderungen entsprechend gruppieren oder eine präzise definierbare Berechtigungsstruktur aufsetzen und verwalten. Wichtig: Gerade Tempo Timesheets ist nur wirklich nutzbar, wenn alle Tätigkeiten durch Jira Tickets abgebildet werden.

Eine effiziente Planung der eigenen Ressourcen für Jira bietet Tempo Planner. Nutzer:innen haben Einblick in die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeitenden und Teammitglieder und können Kapazitäten entsprechend in Echtzeit planen - auch bei geografisch verteilten und dezentralen Ressourcen. Die Möglichkeit, eigene Filter und Individualisierungen in der Bedienfläche vorzunehmen, ist auch bei Tempo Planner gegeben. Eine weitere Besonderheit: Tempo Planner ist das einzige Werkzeug im Atlassian Marketplace, das es Usern erlaubt, mehrere Ressourcen für einen Vorgang einzuplanen.

Mit Tempo Budgets planen und überwachen Anwender:innen die Finanzkennzahlen ihrer Projekte, was Kosten, Umsatz und Profitabilität umfasst. Die Individualisierbarkeit der Berichte ist auch bei dieser App ein Fokus von Tempo. Zu beachten ist aber: Im Gegensatz zu Planner und Timesheets ist Tempo Budgets nicht auch für die Cloud, sondern für Jira-Server und Data Center geeignet. (Für die Cloud bietet Tempo mit Cost Tracker eine App zur Anzeige von Projektkosten.)

Szenarien der App-Nutzung

Die Szenarien der App-Nutzung sind vielfältig: Jede Lösung für sich ist sinnvoll einsetzbar, in Kombination bieten die drei beschriebenen Tempo-Apps aber sicherlich spannende Synergieeffekte, gerade was ein automatisiertes Tracking von Planung vs. Ist-Zustand angeht. Ein Beispielszenario:

Mittels Tempo Planner setzt ein Unternehmen vor Projektbeginn seine Projektplanung auf. Vier Entwickler:innen sollen - über das gesamte Jahr verteilt - insgesamt 100 Tage auf einem Projekt arbeiten. Im Laufe des Projekts kommen dann aber auch andere Aufgaben auf die Projektmitglieder zu. Die in Jira erfassten und über Tempo Timesheets auswertbaren Zeiten geben im Abgleich mit den Planungswerten ein klares Bild über die Auslastung der einzelnen Teammitglieder. Ergänzt um Tempo Budgets sieht der/die Projektverantwortliche eindeutig, ob die Projektarbeit im Budgetrahmen liegt oder ggf. nachjustiert werden sollte.

Die Tempo-Apps können dabei sowohl alle auf einmal von Grund auf neu implementiert, als auch schrittweise ergänzend aufgebaut werden. Letzteres hat beispielsweise einer unserer Kunden vor einiger Zeit gemacht. Das Unternehmen hatte bereits Tempo Timesheets als auch Planner im Einsatz. Nach Evaluation verschiedener Lösungen zur Budget-Planung und Beratung durch die Scandio hat sich die Firma auch für Tempo Budgets entschieden.

Alternativ sind die Lösungen von Tempo auch einzeln sehr sinnvoll einsetzbar, wie ich aus eigener Erfahrung bestätigen kann: Das IT-Consulting Team der Scandio setzt seit gut zwei Jahren auf Tempo Planner. Die Lösung ist an eine externe Zeiterfassung und Confluence angebunden, Daten werden entsprechend zwischen den Anwendungen synchronisiert. Im Ergebnis:

• erfolgt die Planung teilweise automatisiert, unter anderem durch die Synchronisation der Abwesenheiten von Mitarbeitenden.
• erhalten wir eine klare Übersicht über Projektbudgets und verbleibende Projektlaufzeiten.
• ist gezieltes Projekt-Staffing durch die transparente Planung der nächsten Wochen für uns besonders effizient möglich.

Fazit

Die Lösungen von Tempo zeichnen sich für mich durch die aufschlussreichen Daten aus, die User erhalten sowie das hohe Maß an Konfigurationsoptionen für Reports und Berechtigungen. Die Lösung macht überall dort Sinn, wo Jira (nahezu) den Single Point of Truth darstellt und somit alle notwendigen Daten bereitstellt. Ich schätze die Tempo-Apps, da sie dem User helfen die passenden Daten zu erhalten, um die eigene Arbeit und die des Teams zu optimieren.