Atlassian App-Spotlight: JMWE von Appfire

Jira-Workflows mit Automatisierungen vereinfachen

Mit mehr als 5.300 verfügbaren 3rd-Party-Apps bietet der Atlassian Marketplace ein enormes Maß an Möglichkeiten zur individuellen Erweiterung der Atlassian Produkte. Die IT-Expert:innen der Scandio helfen bei der Auswahl der besten Apps und geben Orientierung, welche Anwendungen sich im Praxiseinsatz bewährt haben.

Im neusten Teil unserer Spotlight-Serie dreht sich alles um die App JMWE zur Automatisierung von Jira-Workflows. Unser Experte Chris erklärt, für wen sich die Lösung eignet und wie er sie selbst im Kundeneinsatz verwendet. Chris ist Teil des Scandio-Clusters Digital Solution Consulting und unterstützt Unternehmen rundum bei der Einführung und Konfiguration von Jira und Confluence.

JMWE – oder auch Jira Misc Workflow Extensions – ist eine App zur schnellen und flexiblen Automatisierung von Workflows in Jira. Ich selbst arbeite seit gut zwei Jahren mit der Lösung und unterstütze Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branchen beim Arbeiten damit.

Jira-Workflow-Grundlagen

In Jira beinhaltet jedes Projekt Aufgaben (Issues), die verschiedene Phasen durchlaufen – von der Erstellung bis zum Abschluss. Der Weg, den diese Issues nehmen, wird als Workflow bezeichnet. Jeder Jira-Workflow besteht dabei aus einer Reihe von Status und Übergängen, die das Issue während seines "Lebenszyklus" durchläuft.

Beim Durchlaufen der verschiedenen Status können Funktionen und Bedingungen definiert werden – beispielsweise wird innerhalb eines Workflows beim Statusübergang von "To Do" zu "In Progress" das Feld "Assignee" zum Pflichtfeld. Beispiel für eine Post-Funktion wäre, wenn der Statuswechsel von "In Development" zu "Ready for Test" die automatische Erstellung eines eigenen, verlinkten Test-Tickets auslöst.

An dieser Stelle kommen Lösungen wie JMWE oder Scriptrunner ins Spiel, indem sie die Jira-nativen Möglichkeiten zur Workflow-Erstellung und Automatisierung deutlich erweitern.

Diese Features bietet JMWE

JMWE von Appfire ist eine umfangreiche Lösung für Jira-Administratoren, die nach vielfältigen Möglichkeiten suchen, ihre automatisierten Jira-Workflows anzupassen und zu skalieren.

Viele Funktionen, ein Tool

JMWE gibt Jira-Anwender:innen (mit Admin-Berechtigungen) flexible Tools an die Hand, mit denen Workflows ganz einfach an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können. Das Erweitern der von Jira nativ angebotenen Funktionen erlaubt es Usern, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Die App bietet dabei eine Vielzahl an bereits vorgefertigten Point & Click-Erweiterungen wie Conditions, Validators und Post Functions für Workflow-Anwendungsfälle, die besonders häufig vorkommen. Jira-Admins können so beispielsweise allein durch Auswahl eines entsprechenden Felds definieren, was für User bei Statusübergangen eines Tickets zum Pflichtfeld werden soll - umfangreicher Programmieraufwand ist hierfür nicht notwendig. Ebenso lassen sich Workflows auch ganz einfach verbinden – beispielsweise im Fall von zwei Tickets, die als Parent und Child in Abhängigkeit zueinander stehen: Wann immer das Child-Ticket in den Status "geschlossen" übergeht, geschieht dies ebenso beim Parent,Ticket.

Einsteigerfreundliche Oberfläche und leistungsstarke Skripterstellung

JMWE überzeugt zudem durch ein User Interface mit umfangreichen Funktionen: Nutzer:innen können mit wenigen Clicks vorkonfigurierte Automations für ihre Workflows auswählen oder alternativ selbst programmieren, um eigene Workflow Conditions zu definieren. So lernen Anwender:innen selbst mit wenig Programmiererfahrung schnell, auch anspruchsvolle Automatisierungen zu erstellen. Dank Echtzeit-Validierung lassen sich diese direkt testen und zuverlässig einsetzen.

JMWE ist nicht auf die eher traditionelle, "transition-based", Automatisierung beschränkt. Anwender:innen können die Automatisierung auf der Grundlage von Änderungen außerhalb von Jira-Workflows  – wie Ereignissen, Zeitplänen und Berechnungen – auslösen. So können User beispielsweise Tickets zu bestimmten Zeiten automatisch an das Team eskalieren oder automatisch Berechnungen auf Grundlage von Änderungen in benutzerdefinierten Jira-Feldern durchführen.

Re-usability at scale

Die Verwaltung von Workflows je nach Bedarf ist mit JMWE kein Problem. Mit der Funktion "Shared Actions" können Admins eine Single Source of Truth für alle ihre häufig konfigurierten Post-Funktionen erstellen und pflegen: Bei einmaliger Konfiguration gelten die Änderungen für mehrere Transitions und Workflows. Admins können so unzählige Stunden an Arbeit sparen.

So können beispielsweise mehrere Felder definiert und dann als Shared Action zu verschiedenen Transitions hinzugefügt werden – ohne, dass sie immer wieder neu erstellt werden müssen.

Praxisbeispiel: Mit JMWE auch komplexe Kundenanforderungen erfüllen

Wie umfangreich JMWE eingesetzt werden kann, veranschaulicht dieses Beispiel: Ein Kunde der Scandio setzt im nachfolgend beschriebenen Projektumfeld global auf eine an SAFe (Scaled Agile Framework) ausgerichtete Projektstruktur. Auf der obersten Ebene steht das Programmprojekt, darunter sind mehrere Teams mit Entwickler:innen angesiedelt.

In dieser komplexen Umgebung erfolgt durch den Einsatz von JMWE:

1. die automatisierte Weitergabe von Aufgaben von Programm- auf Team-Ebene: Dem agilen Ansatz entsprechend brechen die einzelnen Teams Epics in kleinere Stories bzw. Unteraufgaben auf. Damit über den gesamten Workflow hinweg klar ist, welches Team an welcher Aufgabe sitzt, erfolgt die Kennzeichnung der Verantwortlichkeit über ein entsprechendes Feld innerhalb des Tasks im Jira-Ticket.
2. Aus den unterschiedlichen Status der Unteraufgaben (Childs) ergeben sich anschließend mittels JMWE auch automatische Status-Updates der Überaufgaben (abhängig von der Statuskonstellation der Unteraufgaben).

Das von der Scandio aufgesetzte Szenario ist aber noch weiter gefasst: Aus einem Jira-Ticket kann automatisch ein neuer Branch in einem Bitbucket Repository erstellt werden. Dazu wird aus dem Ticket über ein JMWE-Script ein REST Call verschickt, um Funktionen in Bitbucket auszuführen – in diesem Fall beispielsweise zum Erstellen eines Branches / Pull Requests mit vorgegebenen Werten.

Nach dem erfolgreichem merge auf einem gemeinsamen Testing-Branch wird in unserem Anwendungsfall aus dem Jira-Ticket heraus automatisch ein Bamboo-Job angestoßen, welcher wiederum ein Testsystem in der AWS-Cloud erstellt.

Fazit

Die beschriebenen Schritte zu automatisieren, statt sie Mitarbeitende manuell ausführen zu lassen, hat zwei wesentliche Vorteile für das Unternehmen: Bei ca. 200 Mitarbeitenden im beschriebenen Projektumfeld verringert die Automatisierung die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler signifikant und steigert gleichzeitig die Effizienz.